商务谈判并不一定是在有商务冲突出现时才进行，它是谈判各方当事人在追求共同商业目标，实现各方商业利益的整个过程中，不断化解冲突、实现谈判者最大利益的手段。需要强调的是，谈判的结果并不是“我赢你输”或“你赢我输”。谈判双方首先要树立“双赢”的概念，一场谈判结束后，应该使谈判的双方都要有“赢”的感觉。采取什么样的谈判方法、谈判手段和谈判原则，来达到谈判的结局对谈判双方都有利，都有“赢”的感觉，是谈判和研究谈判所要达到的目的。
商务谈判是社会经济生活的一项重要内容，是企业间信息沟通、业务往来的重要手段。随着市场经济的不断发展，现代科技的不断出现和应用，经济交往的不断增加，商务谈判在企业开拓国内外市场中，越来越显示其突出作用。商务谈判也被赋予了更多的内涵、形式、特点、作用。
商务谈判是一项集政策性、技术性、艺术性于一体的社会经济活动，它除了包含一系列经济活动的特点以外，同样具有一般谈判的特征。认真研究谈判的特点和原则，是谈判取得成功的保证。
（二）商务谈判的要素
所谓商务谈判的要素，就是指构成商务谈判活动的必要因素。它是从静态结构揭示商务谈判的内在基础的。就一项具体的商务谈判而言，商务谈判由谈判当事人、谈判标的和谈判议题构成。这三个要素又有特定的内容。
1.商务谈判当事人
商务谈判的当事人指的是参与商务双方派出的人为了完成某项交易或实现一定的经济目标，而与对方就交易标的、实现条件等事项进行磋商的过程。从事有关磋商活动的人。当事人是商务谈判的主体。另外，有些商务谈判是一种代理或委托活动，代理人充当卖方（或买方）的代言人，在买卖双方中起中介作用，在这种情况下代理人也成为商务谈判的当事人。在正式的和规模较大的商务谈判中，买卖双方参加商务谈判的人员根据各自承担的任务，可分为两类：一类是商务谈判的台前人员，他们是在谈判桌上直接与对方进行面对面谈判的人员；另一类是商务谈判的台后人员，他们是不直接与对方谈判而为己方谈判人员出谋划策、准备资料的人员。在这样的商务谈判中，有一个问题，就是如何发挥谈判小组的效率。在一些规模较小的商务谈判中，如单项采购或单项推销的谈判，谈判当事人只有单个业务员与对方谈判，对方也可能派出单个业务员进行谈判，这就要求谈判当事人要熟悉业务，讲究策略，才能高质量地完成谈判任务。
2.谈判议题
谈判需要商议的具体问题就是谈判议题。谈判议题是谈判活动的中心。它是谈判的起因、内容和目的并决定当事各方参与谈判的人员组成及其策略。谈判议题不是凭空拟定或单方面的意愿。它必须是与各方利益需要相关，为各方所共同关心，从而成为谈判内容的提案。谈判议题的最大特点在于当事各方认识的一致性。如果没有这种一致性，就不可能作为谈判议题，谈判也就无从谈起。
任何涉及当事方利益需要并共同关心的内容都可以成为谈判议题，谈判中可谈判的议题几乎没有限制。正所谓：“一切都可谈判”。谈判议题的类别形式，按其重要程度分，一般议题、有重大议题等；按其涉及内容分，有文化议题、政治议题、经济议题等；按其纵向和横向结构分，有主要议题及其项下的子议题（议题中的议题）以主要议题为中心的多项并列议题、互相包容或互相影响的复合议题等。由于谈判议题的多样性，其谈判的复杂程度也就不同。
3.谈判背景
谈判的背景指的是谈判进行时所处的客观环境条件。它对谈判有着重要的影响，是组成谈判的不可忽视的构成要件。
任何谈判都不可能孤立地进行，它必然处在一定的客观条件之下并受其制约。因此，谈判背景对谈判的发生、发展、结局均有重要的影响，是谈判不可忽视的要件。
谈判背景，主要包括：环境背景、组织背景和人员背景三个方面。
在环境背景方面，一般包括政治背景、经济背景、文化背景以及地理、自然等客观环境因素。其中，在国际谈判中一个很重要的背景因素是政治背景，它包括所在国家或地区的政治信仰、政局动态、社会制度、国家关系、体制政策等。如果国家关系友好，谈判一般较为宽松，能彼此坦诚相待，充满互帮互助情谊，出现问题也比较容易解决；反之，如果国家关系处在或面临对抗与冷战状态，谈判会受到较多的限制，谈判过程的难度也较大，甚至会出现某些制裁、禁运或其他歧视性政策。有时由于政治因素的干扰，即使谈判的当事人有诚意达成的某些协议，也可能成为一纸空文。此外，因为政局动荡，该方谈判者自然地位脆弱；政府人事更迭，有可能导致现行政策的某些变化等。尤其对商务谈判有直接的影响的是经济背景，也是很重要的背景因素。它包括所在国家或地区的经济水平、发展速度、市场状况、财政政策、股市行情等。如经济水平反映了谈判者背后的经济实力；某方占有市场的垄断地位，他在谈判中就具有绝对的优势；市场供求状况不同，谈判态度及策略也会不同；财政政策与汇率，既反映了谈判方的宏观经济健康状况，又反映了支持谈判结果的基础的坚挺程度；股市行情，则往往是谈判者可供参照和借鉴的“晴雨表”。文化背景，同样不可忽视，它包括所在国家或地区的历史渊源、民族宗教、价值观念、风俗习惯等。在这方面，东西方国家之间、不同种族和不同民族之间，甚至一个国家内的不同区域之间，往往会有很大差异。
在组织背景方面，例如包括组织的历史发展、规模实力、行为理念、经营管理、财务状况、主要利益、资信状况、市场地位、谈判目标、谈判时限等。组织背景直接影响谈判议题的确立，也影响着谈判策略的选择和谈判的结果。
在人员背景方面，例如包括谈判当事人的职级地位、教育程度、个人阅历、工作作风、行为追求、心理素质、谈判风格、人际关系等。由于谈判是在谈判当事人的参与下进行的，因此，人员背景直接影响着谈判的策略运用和谈判的进程。
上述是构成谈判活动的三个基本要素。对于任何谈判来说，这三个要素都是不能缺少的。
（三）商务谈判的内容
通常，商务谈判包括技术附件的谈判、合同条文的谈判和合同价格的谈判这三大部分内容，每一部分各有不同的特点，需要运用不同的方法。
（1）技术附件的谈判。技术附件是与合同正文相对而言的，之所以被称为技术附件，是因为它是合同标的描述性文件，由于侧重标的技术定性、定量以及交易的履行、检验和保证所涉及的技术措施，故被称为技术附件。技术附件的谈判，则是指谈判双方通过洽谈协商，制定同交易有关的一系列技术条件，并严谨详细地拟写成合同的技术附件。
在关于技术附件的谈判中，要特别注意以下几个问题：
（1）技术参数和指标。对于技术水平高低、产品性能优劣的判断，必须牢牢抓住反映技术水平的各种指标、参数，看问题多用专业眼光，讲话成文多用专业词汇。
（2）交易内容和范围。确定交易内容和范围的要求有：A.技术服务要针对性强，经济实惠。技术服务一般采用两种形式：培训买方人员，或是卖方专家到现场技术指导。B.供货要注重名副其实、货真价实。要明确敲定货物（含技术）的全称、型号、出产厂家等。买方要仔细审查卖方的报价与货质是否相称。C.技术资料应反映技术水平、完整好用。要逐一明确卖方向买方提供技术资料的范围、深度和方式。
（3）检验。检验包括量的检验和质的检验两个方面。量的检验比较容易，质的检验很复杂，需要经过认真谈判，逐一明确检验标准、检验方法和检验手段。
（2）合同条文的谈判。合同条文是确定、变更或终止买卖双方权利义务关系的依据，直接关系到双方所达成的技术附件能否兑现，是商务谈判的重要组成部分之一。合同条文的谈判法律性很强，地位更为重要，对双方的要求也更严格。
（3）合同价格的谈判。合同各种条件最终都汇集到价格上，所以合同价格的谈判是整个商务谈判中最敏感、最艰巨的部分。其一般分为“三部曲”价格解释、价格评论、讨价还价。
价格解释说的是卖方向买方就其报价的内容构成、价格的取数基础、计算公式等所做的介绍或解释。根据不同的交易内容，价格解释一般包括这些方面：（1）对货物价格的解释，如，以货币汇率变化为由进行调价的解释：
Pt=P0（a十bTt/T0）。P0为签约时价格，Pt为支付时价格，T0为签约时汇率，Tt为支付时汇率，a为不变因素所占的比率，b为汇率变化因素在调价中占的比率。
（2）技术费的解释，如，销售提成+入门费。（3）技术服务费的解释，如，教师人数╳时间╳教师单日费用。（4）技术资料费的解释。如，以纸张页数计工本费等。
价格评论是指由买方对卖方的价格解释及通过这一解释了解到的卖方价格的贵贱性质做出批评性的反应。是买方在讨价还价前挤一挤卖方价格中“虚头”和“水分”的过程。
（四）商务谈判动机
一切活动都源自需要，需要是活动的原动力。但是，仅有需要，不一定引起活动，只有满足需要的目标出现了，并有了要达到这个目标的意向后，才会引起人的活动。这种直接推动人的活动的内在力量，就是动机。动机，是促使人去满足需要的行为的驱动力，或者说是推动一个人进行活动的内部原动力。它是引起和维持一个人的活动，并将活动导向某一目标，以满足个体某种需要的念头、愿望、理想等。
商务谈判的动机，是促使谈判人员去满足需要的谈判行为的驱动力。
一般而言动机的产生决定于两个因素：内在因素和外在因素。内在因素是指需要，即因个体对某些东西的缺乏而引起的内部紧张状态和不舒服感，需要产生欲望和驱动力，引起活动。外在因素包括个体之外的各种刺激，即物质环境因素的刺激和社会环境因素的刺激，如商品的外观造型、优雅的环境、对话者的言语、神态表情等对人的刺激。
动机与需要既相互联系，又有区别。需要是人的行为的基础和根源，动机是推动人们活动的直接原因。当人的需要具有某种特定目标时，需要才能转化为动机。一般说来，当人产生某种需要而又未得到满足时，会产生一种紧张不安的心理状态，在遇到能够满足需要的目标时，紧张的心理状态就会转化为动机，推动人们去从事某种活动，向目标前进。当人达到目标时，紧张的心理状态就会消除，需要得到满足。
动机的表现形式是多种多样的，可以表现为意图、信念、理想等形式。
动机有生理性动机、社会性动机等种类。商务谈判的具体动机类型有：
（1）经济型动机。此类动机是指谈判者对成交价等经济因素很敏感，十分看重经济利益，谈判行为主要受经济利益所驱使。
（2）冲动型动机。此类动机是指谈判者在谈判决策上表现出冲动，谈判决策行为受情感等刺激所诱发。
（3）疑虑型动机。此类动机是指谈判者的谈判行为受疑心和忧虑的影响，由此引发谨小慎微的谈判行为。
（4）冒险型动机。此类动机是指谈判者喜欢冒风险去追求较为完美的谈判成果而形成的谈判动机。
三、商务谈判的特点
这种谈判有其自己的特点：
（一）商务谈判是以获得经济利益为目的
商务谈判更加重视谈判的经济效益。在商务谈判中，谈判者都比较注意谈判所涉及的成本、费用和效益。参加谈判的当事人会因为职位不同，他的目的也是不同的，政治谈判关心的是政党、团体的根本利益；外交谈判涉及的是国家利益；军事谈判主要是关系敌对双方的安全利益。虽然这些谈判都不可避免地涉及经济利益，但是常常是围绕着某一种基本利益进行的，其重点不一定是经济利益。而商务谈判则十分明确，谈判者以获取经济利益为基本目的，在满足经济利益的前提下才涉及其他非经济利益。虽然，在商务谈判过程中，谈判者可以调动和运用各种因素，而各种非经济利益的因素，也会影响谈判的结果，但其最终目标仍是经济利益。与其他谈判相比，商务谈判更加重视谈判的经济效益。所以，人们通常以获取经济效益的多少来评价一项商务谈判的成功与否。不讲求经济效益的商务谈判没有任何价值和意义。
（二）商务谈判是以价值谈判为核心的
涉及商务谈判有很多因素，谈判者的需求和利益表现在众多方面，但价值几乎是所有商务谈判的核心内容。因为在商务谈判中价值的表现形式——价格最直接地反映了谈判双方的利益。谈判双方在其他利益上的得与失，在很多情况下通过价格的升降得到体现。需要指出的是，在商务谈判中，我们一方面要以价格为中心，坚持自己的利益，但是另一方面，又不能仅仅局限于价格，应该拓宽思路，想办法从其它利益因素上争取应得的利益。因为，与其在价格上与对手争执不休，还不如在其他利益因素上使对方在不知不觉中让步。这是从事商务谈判的人需要注意的。
（三）商务谈判注重合同条款的严密性与准确性
商务谈判的结果最终由双方协商一致的协议或合同体现。合同条款实质上反映了各方的权利和义务，合同条款的严密性与准确性是保障谈判获得各种利益的重要前提。如果在拟订合同条款时，没有注意合同条款的完整、严密、准确、合理、合法，其结果会被谈判对手在条款措辞或表述技巧上引入陷阱，这不仅会把到手的利益丧失殆尽，而且还要为此付出惨重的代价。因此，在商务谈判中，谈判者不仅要重视口头上的承诺，更要重视合同条款的准确和严密。
（四）谈判环境的多样性和复杂性
在企业生存空间的扩展，和市场竞争加剧的情况下，现代企业所处的外部环境越来越复杂多变，加上谈判对象选择的广泛性和随机性，谈判的环境也更趋于多样化。与企业内部从事生产、经营的管理人员的工作环境相比，谈判人员所处的工作环境更为复杂多样。
这一特点，要求谈判人员应具有较强的社交能力，从而能为企业获得更多的信息，并与企业外部各方面保持经常和友好的关系，为企业开展购销活动提供良好的外部条件。
（五）谈判对象的广泛性和随机性