第三节 编写职务说明书
职务说明看似简单，以至于有些企业根本不把它当成一件非抓不可的事情。然而，正是由于缺乏准确的职务说明，许多企业付出了高额的管理成本。 在顶级企业中，职务分析的结果通常都会以职务说明书的形式予以确认。职务说明书又称工作说明书，是职务管理的规范性文件。它在企业人力资源管理中的地位非常重要，不但可以帮助任职人员了解其工作，明确职权范围，还可以为管理者的某些重要决策提供参考。编写清晰的职务说明书是“抽屉式”职权管理不可或缺的一个环节。
一、职务说明书的要求
1描述清晰
在职务说明书中，应避免使用原则性评价，专业的难懂的词汇须解释清楚。对工作的描述清晰透彻，任职人员读过以后，就可以明白其工作，无需再询问他人或查看其他说明材料。
2描述具体
职务说明书在编写时，应尽量选用一些具体的词语，指出工作的种类、复杂程度、任职者需具备的具体技能、技巧和应承担的具体责任范围等，如“安装”、“加工”、“传递”、“分析”、“设计”等。一般来说，由于基层员工的工作较为具体，其职务说明书中的描述也就更具体、详细。
3简明扼要
职务说明书应做到简明扼要，这样有助于企业员工顺利地贯彻。
为建立企业职务分析系统，须由企业高层管理者、典型职务代表、人力资源主管、外聘的职务分析专家与顾问共同组成工作小组或委员会，协同完成职务说明书的编写。
二、职务说明书的内容
职务说明书是一种陈述工作任务、职责的文件。职务说明应简要地描述企业期望员工做些什么，应怎样做和在什么样的情况下履行职责。职务说明看似简单，以至于有些企业根本不把它当成一件非抓不可的事情。然而，正是由于缺乏准确的职务说明，许多企业付出了高额的管理成本。例如，候选人与企业所需的人才产生偏差，导致招聘工作“广种薄收”，效率低下；绩效考核中人为主观色彩浓厚，打击了员工的积极性；员工岗位培训难以开展，且缺乏针对性。
职务说明书的基本内容主要由以下几个方面构成：
1基本资料
(1)职务名称。
(2)直接上级职位。
(3)所属部门。
(4)工资等级。
(5)所辖人员。
(6)定员人数。
(7)工作性质。
同时应列出职务分析人员姓名、人数和职务分析结果的批准人栏目。
2工作描述
(1)工作概要。用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。
(2)工作活动内容。逐项说明工作活动内容，说明各活动内容占工作时间的百分比、各活动内容的权限、各活动内容的执行依据。
(3)工作职责。逐项列出任职者的工作职责。
(4)工作结果。说明任职者执行工作应产生的结果，以定量化为好。
(5)工作关系。说明此工作受谁监督，说明此工作监督谁，说明此工作可晋升的职位、可转换的职位，以及可升迁至此的职位，与哪些职位发生关系。
(6)工作人员运用设备说明。说明工作人员主要运用的设备名称和运用信息资料的形式。
3任职资格说明
(1)所需最低学历。
(2)需要培训的时间和科目。
(3)从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。
(4)一般能力。如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度等。
(5)兴趣爱好。即顺利履行工作职责所需的某种兴趣、爱好。
(6)个性特征。如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性向特点。
(7)职位所需的性别、年龄特征。
(8)体能需求。工作姿势，如站、坐、跑、蹲、走动、躺等姿势以及各姿势的比重。对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求，精神紧张程度，体力消耗大小。
4工作环境
(1)工作场所。在室内、室外，还是其他特殊场所。
(2)工作环境的危险。说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，以及危险性原因等。
(3)职业病。从事本工作可能患职业病及轻重程度。
(4)说明工作时间特征。如正常工作时间、加班时间等。
(5)说明工作的均衡性。工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度。
(6)工作环境的舒适程度。是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作，工作环境是否使人愉快。
职务说明书编制的注意事项：
(1)职务说明书的内容可依据职务分析的目的加以调整，内容可简可繁。
(2)职务说明书可以用表格形式表示，也可以采用叙述型。
(3)职务说明书中，如有需个人填写的部分，应运用规范用语，字迹要清晰。
(4)实用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可。
(5)职务说明书应运用统一的格式书写。
(6)职务说明书的编写最好由高层主管、典型任职者、人力资源部门代表、职务分析人员共同组成工作小组或委员会，协同工作，共同完成。
第四节 让工作设计无懈可击
广义的工作设计既可指工作的某个部分，也可以指工作各部分的总体。它是对工作进行周密的、有目的的计划安排。
一、本田公司的成功突破
任何企业都不可能永远立于不败之地，曾经创造了汽车业奇迹的本田公司也不例外。本田公司曾在20世纪90年代初因为没有新型卡车产品而陷入困境。经理们只好眼睁睁地看着丰田Land Cruiser和三菱的Montero在这个市场上独领风骚。
对于这种情况，本田公司的总裁川本信彦认为必须对公司进行改革，重新进行工作设计，对职权分配做出调整。
多年来，本田公司的成功之处在于那些白领蓝帽子的工程师们把制造一级方程式赛车的技术用于轿车的生产，制造出高转速发动机和切换流畅的变速箱。工程师们在本田公司里备受尊崇，在本田的首执行官们晋升的经历中，一般都曾在研究与开发部门担任过一段时间的主管，川本信彦就是如此。但是，在资金紧缺的情况下，他们对一些技术问题的解决方法却往往使本田公司陷入窘境。如今，在川本信彦的领导下，本田公司正在探索另一条道路。
川本信彦说，那些工程师们没有正确的目标，设计出的产品难以制造，价格偏高，而且不符合购买者的要求，他们已经进入了歧途。于是，工程师们被从领航员的位置上换了下来。在新一轮的工作设计完成之后，制造、市场营销和销售部门成为本田的主力，而设计师们则处于次要地位。不过技术开发并没有被抛弃，川本信彦通过工作设计将技术工作与公司的其他业务更紧密地联系在一起了。
川本信彦重新树立以客户为本的企业文化，把本田公司从一个位居人后的生产公司，改造成为一个全球化的制造商和大型的营销商。这与他在企业的关键时刻敢于迎难而上重新进行工作设计密切相关，正是这次重大调整使本田开始了汽车设计与制造的创新之路。
二、工作设计的历程
工作特征的再设计不仅要注意到有关工作内容、工作职能、工作关系等主要特征的改变，还要考虑到每个工作者本身的差异性会对不同的工作设计方法做出不同的反应。 工作设计经历了三个历史发展的阶段。
第一阶段是工作专业化时期，工作设计的重点放在提高工作专业化程度方面。在工作专业化之前，大部分国家的工业基本上都集中在独立经营的工场主、工匠或企业主手中。这些行业的工作职务和所应担负的责任划分并不明确，工作一般没有规律性，只有少数人(甚至只有一个人)负责某种产品或服务的设计、制造和销售。
随着工业化的不断发展，当时组织的主体即小企业开始向劳动分工和工作的专业化方向发展，并且采用科学管理原理。小企业逐步合并成为大公司；同时，不断强化劳动分工、流水作业生产线和高度的专业化工作使劳动率有所提高，生产成本也在不断降低。
第二阶段是为解决员工对工作的不满而采取的“工作轮换”和“工作扩大化”措施时期。这种方法只强调各种不同的工作岗位之间的轮换，或让每个工人多干几种工作，扩大所干工作的范围。由于这种办法只能暂时解决和缓和工人的不满情绪，所以亦将其叫做权宜之计。
第三阶段主要是采用现代的工作设计方法的时期。这种现代的工作设计方法主要有两种：一种是工作丰富化，也就是赫茨伯格所说的工作的激励因素，这种办法是把工作设计得更具有挑战性、成就感、责任感和自主性；另一种是工作特征的再设计，这种方法不但注意到有关工作内容、工作职能、工作关系等主要特征的改变，而且还要考虑到每个工作者本身的差异性会对不同的工作设计方法做出不同的反应。因此，根据每个人的特点，采用有针对性的工作特征设计方法是十分重要的。这些方法基本上通过降低工作专业化程度，变革工作的内容、职能、关系和反馈等，来使工人对所做的工作感到满意。
三、工作设计的内涵
工作设计是指为了有效地达到组织目标，合理有效地处理人与工作的关系而采取的，对与满足工作者个人需要有关的工作内容、工作职能和工作关系的特别处理。它是对工作进行周密的、有目的的计划安排，既考虑到员工具体的素质、能力等各个方面的因素，也考虑到企业自身的管理方式、劳动条件、工作环境、政策机制等因素。工作设计是改善劳动生活质量的主要方法之一，所以每当管理者在分配工作任务、发出工作指令、检查工作进行的情况时，都是工作设计的组合。工作设计是否得当对激发员工的工作动机，增强他们的工作满意度以及提高工作效率都有重大影响。
1工作内容
工作内容包括确定工作一般性质的几个维度，主要有多样性、自主性、复杂性、难度与整体性(即做一件工作的全部过程)。
2工作职能
工作职能是指做每件工作的基本要求与方法，包括工作责任、工作权限、信息沟通方式、工作方法以及协作配合等方面。
3工作关系
工作关系是指个人在工作中发生的人与人之间的关系，包括在工作中与其他人相互联系及交往的范围、建立友谊的机会以及工作班组中的相互协作和配合等方面。
4工作结果
工作结果是指工作的绩效与效果的高低。它包括标志工作的完成所要达到的具体标准(如产品的产量、质量和效益等)，以及工作者的工作感受与反应(如满意感、出勤率、缺勤率和离职率等)。
5结果反馈
结果反馈包括两个方面：一是对工作本身的客观反馈；二是来自别人对工作结果的反馈，如同事、上级和下级对工作的评价。
四、工作设计的步骤
1选择时机
在企业刚成立时，管理者对企业职务设置、职务职责、管理流程的思考就可以理解为一个职务设计的过程。当然，这里讲的“职务设计”是指企业已经存在了一段时间后的对职务设置、职务职责等的重新思考和设计。职务设计是指企业为了提高工作效率，而采取的修改职务描述和职务资格要求的行为。职务设计的目的是优化人力资源配置，为员工创造能够更加发挥其自身能力，提高工作效率而提供有效的管理环境保障。当下列几种情况出现时，人力资源经理就应考虑职务设计的问题：
(1)工作量不均衡