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第27章 优秀员工不可不知的职场效率法则 (1)

史密斯法则——神奇的三小时

珍惜每一分钟,最大化时间的价值,几乎是每一位成功者必修的一课。学会有机的管理时间,才能保证做事的效率,提高生活的质量。

被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念。他鼓励人们自觉地早睡早起,每天早上5点起床,这样可以比别人更早开始新的一天,在时间上就能跑到别人的前面。利用每天早上5~8点的“神奇的三小时”,你可不受任何人和事干扰地做一些自己想做的事。每天早起三小时就是在与时间竞争,你必须讲求恒心,养成早起的习惯,以后你会受益无穷。

仔细研究一下,早睡早起除了哈林·史密斯所提到的“神奇三小时”的好处之外,更有着以下的一些好处:

1.已故诺贝尔和平奖得主特里萨修女曾说过,现代生活在都市的人最缺乏的、最渴望的就是“心灵的平静”。而早睡早起,利用早上神奇的三小时想些问题,做些重要工作,这样往往可以捕捉到都市喧嚣忙乱背后的宁静时刻。

2.在这段时间里,绝对没有人或电话来骚扰你,你可以全心全意做一些平日可能要花上好几个小时才能完成的工作或事务,并且可以取得很好的成效。

3.清晨往往是你精神最集中、思路最清晰、工作效率最高的时候。

4.养成早睡早起的习惯,可以使你一天精力充沛,更能增强你的信心,考验你的自律,为你建立一个正面的“自我概念”。

5.当然早睡早起并不是苛刻地剥削我们的睡眠时间,正好相反,早睡早起只是将我们的睡眠及起床时间略微调整,而这正是高效率利用时间的要求。

如果我们在晚上10点睡觉、早上5点起床的话,我们的睡眠时间仍然是7个小时。而一般人如果在午夜12点入睡,早上7点起床的话,他们的睡眠时间也同样是7个小时而已。所以我们在这里提倡早睡早起,运用“神奇的三小时”这一概念,只是非常有策略性地将休息和工作的时间对调了一下,我们将晚上10点至午夜12点这段本是用来看电视、看报纸、娱乐、应酬的时间用于睡眠,而早上5~8点这段本应用来睡眠的时间,则用来做一些更重要的事情。

我们应该明白生活要怎样度过才会更有意义。二八法则要求我们不仅要按照它的方法论去做事,而且启迪我们每天“神奇三小时”到底给我们带来了什么。

总而言之,我们要做时间的主人,我们应该高效率地运用每时每刻。

“你热爱生命吗?那么别浪费时间,因为时间是组成生命的材料。”

“记住,时间就是金钱。假如说,一个每天能挣10个先令的人,玩了半天,或躺在沙发上消磨了半天,他以为他在娱乐上仅仅花了6个便士而已。不对!他还失掉了他本可以获得的5个先令……记住,金钱就其本质来说,绝不是不能升值的。钱能生钱,而且它的子孙还会有更多的子孙……谁杀死一头生仔的猪,那就是消灭了它的子孙后代,如果谁毁掉了5先令的钱,那就是毁掉了它所能产生的一切,也就是说,毁掉了一座英镑之山。”

这是美国人本杰明·富兰克林的一段名言。它通俗而又直接地阐释了这样一个道理:如果想成功,必须重视时间的价值。

拿破仑·希尔指出,利用好时间是非常重要的,一天的时间如果不好好规划一下,就会白白浪费掉,就会消失得无影无踪,我们就会一无所获。经验表明,成功与失败的界线在于怎样分配时间,怎样安排时间。

但是大部分的人却总是在抱怨他们的时间不够多,事情做不完。人们往往认为,这儿几分钟,那儿几小时没什么用,但它们的作用很大。

对每个成功的人来说,时间管理是很重要的一环。时间是最重要的资产,每一分每一秒逝去之后再也不会回头,关键是如何有效地利用你的时间。

研究时间管理之道,首先必须知道,一个小时没有60分钟。事实上,一个小时内只有利用到的那几分钟而已。

大家一天要浪费几个小时呢?如果真想知道,不妨来做一个实验。首先,找一个记事本,把每一天划分成3个小时的区域。然后再把每个小时划分成60分钟的小格。在这整个星期里面,随时把所做的事情记录在划分的表格中,连续做一个星期试试看,再回头来检查一下记事本,就会发现,由于拖延和管理不良,浪费了许多宝贵的光阴。

当人们了解到是如何使用时间之后,再回头重做一次实验。这一次多用点心来计划时间,把需要做及想要做的事仔细安排进你的时间表,再看效率是否会好一点。

记住,时间是唯一可以卖给他人或自己的东西,对时间的利用率越高,就越可以靠它卖得好价钱。

迪斯忠告——把握现时的可贵

昨天是张作废的支票,明天是尚未兑现的期票,只有今天是现金,具有流通的价值。智者选择活在现时,今日事今日毕,绝不在拖延中让理想搁浅。

“迪斯忠告”的提出者是美国著名作家迪斯。他以自己创作的经验告诉我们,做事高效的一大关键在于要把握好现在。昨天过去了,今天只做今天的事,明天的事暂时不管,这才是明智的做法。

然而在生活中,我们有过许多这样的日子:我们常常为昨天的失落而念念不忘,喋喋不休,耿耿于怀;又常常为明天的美丽而意气风发,热血沸腾,斗志昂扬。然而,或许你觉察不到,就在这埋怨与幻想当中,就在这追悔与兴奋当中,我们失去了最宝贵也最容易失去的今天。昨天是失去的今天,明天是未来的今天,只有今天,才是我们真实地拥有着的。

中外无数成功人士的实例证明,只有把握好今天,才能走出昨天,开创明天。昨天是张作废的支票,明天是尚未兑现的期票,只有今天是现金,有流通的价值。

看过美国影片《阿甘正传》吗?这部荣获过1995年第67届奥斯卡最佳影片、最佳男主角、最佳导演、最佳剧本改编、最佳剪辑、最佳视觉效果等六项大奖的电影,向我们讲述的就是主人公阿甘只把握今天,从而创造了自己人生一个接一个辉煌的故事。

阿甘是个智商只有75的低能儿。但是在母亲的关怀和鼓励下,他很早就走出了自卑的阴影,而是执著地把握着每天的生活。当在学校里面遭到了同学的欺侮时,他用奔跑来对付他们。

而正是这种奔跑,使他顺利地跑进了一所学校的橄榄球场。在橄榄球赛中,他从不想自己是个低能儿,而只是在每场球赛中用最快的步子甩掉对手,这种执著把他送进了大学,并成为大学的橄榄球巨星,受到了肯尼迪总统的接见。

在入伍去了越南的战场后,阿甘不管别人对战争有多么的仇视,他只认为自己应该做好的就是今天的事,因而对国内的高昂反战情绪毫不理会。同样,执著又成就了他,他作为英雄受到了约翰逊总统的接见。

阿甘有一个从小就青梅竹马的玩伴珍妮,两人也互相喜欢。但珍妮更向往一种有激情的生活,这是阿甘不能给她的,于是她出走了。阿甘很爱珍妮,她的出走让阿甘很伤心,但阿甘并没有就此放弃把握自己的生活。他依然按自己的想法,按部就班地做着一件又一件的事情。

他从不想自己的明天会怎样,只是每天坚持做着自认为该做的事。而恰恰是这种放松的心态,成就了阿甘一个又一个的业绩:他先成为美国的乒乓球巨星,直接参与了中美两国的乒乓球外交活动,并受到了总统的接见;后来,他又成为一个捕虾公司的老板,并成为百万富翁。有一天,珍妮回来了,在和阿甘共同生活了一段日子后,她又走了。阿甘突然觉得自己想跑,于是他开始奔跑,这一跑就横越了整个美国,他又一次成了名人。正是凭着这种只把握今天的执著,阿甘创造了自己人生的辉煌。

现时是一种难以捉摸而又与你形影不离的时光,如果你完全沉浸于其中,便可得到一种美好的享受。因此,你应该充分享受现在的每分每秒,而不必去考虑已过去的往日和自然到来的将来。抓住现在的时光,这是你能够有所作为的唯一时刻。

奥卡姆剃刀——要事第一

人们在处理事情时,要把握事情的主要实质,把握主流,解决最根本的问题,尤其要顺应自然,不要把事情人为地复杂化,这样才能高效率地把事情处理好。

公元14世纪前期,从法国的一所监狱中逃出一个叫威廉,出生于英国奥卡姆的囚犯。人们叫他“奥卡姆的威廉”。他是一位很有学问的天主教教士,人称“驳不倒的博士”。

那时欧洲正处在黑暗的中世纪,一个犯人越狱算不了什么大事,可是这个人非比寻常,他曾在巴黎大学和牛津大学学习过,知识渊博,能言善辩。

由于威廉发表的言论有许多与当时的罗马教廷不合,因此被囚禁在法国的监狱。在狱中过了四五年,他找到机会逃了出来,跑到巴伐利亚去找那里的贵族,他给贵族讲了一句很有名的话:“你用剑保护我,我用笔保护你。”于是正在和教廷闹别扭的贵族立刻收容了他。

随后他著书立说,声名远扬。他当时非常厌倦“共相”、“本质”之类的争吵,他主张唯名论,只承认确实存在的东西,认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘,应当被无情地“剃除”。

这也就是他所谓的“思维经济原则”,概括起来就是“如无必要,勿增实体”,也即人们常说的“奥卡姆剃刀”。

经过数百年的岁月,奥卡姆剃刀早已超越了原有的领域,具有了更广泛、丰富和深刻的意义。目前,人类已经进入了一个不堪重负的时代。世界人口突破60亿,全球环境问题越来越严峻,人与自然的矛盾空前激化。我们的生活变得更为紧张和沉重,人们为生活奔忙,为工作压力所苦,休息和休闲的时间越来越少。更为严重的是,我们的组织正在不断膨胀,制度越来越繁,文件越来越多,效率越来越差。

而身处职场的你,是不是从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为你没有将重要的事摆在第一位。在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,运用奥卡姆剃刀将不紧迫又不重要的事情撇在一边,保持“要事第一”是最好的应对原则。

“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷,却对那些较重要的事务无法无动于衷的人。”一流人物大都具备无视“小”(人物、是非)的能力,他必须忍住不为小事所缠,他能很快分辨出什么是无关的事项,然后立刻砍掉它。