把握时间讲求时段
不少领导同志反映，整天文山会海，送往迎来，事务缠身，疲惫不堪。某市委领导说：“几年来，我们政府领导成员，早上未起床有人敲门，中午下班有人找，走路有人追，上车有人拦，深夜家里有人等。上上下下关系多，条条块块矛盾多。事无巨细，都要领导出面，很多宝贵的时间就消磨在这些问题上。”这位领导还说：“我自己的工作进程每天都有一个简单的记录：一年内，有１８７天白天有一个会（晚上开常委会和市长办公会议除外，一天开两次会的有５１天。常常搞得唇干口燥，声音嘶哑，无精打采，饮食不香。常叹息：如此下去，工作无贡献，不仅浪费了很多时间，而且有朝一日可能会累死在会场上！”
对于领导者而言，时间是最稀缺的资源。这是因为：
1时间的供应没有伸缩性。
2时间稍纵而逝，根本无法存储。
3时间失掉以后是完全无法补偿的。
4时间没有价格，不能用金钱来买。
5做任何工作都要耗费时间。什么也不干同样无法阻止时间的耗费。你每时每刻都离不开时间，完成工作尤其需要时间。正因为以上原因，才有了古诗上“一寸光阴一寸金的说法，美国麻省理工学院的摩文为了掌握企业管理人员的时间利用问题，曾花了6年时间对3000名经理及管理人员进行调查，发现多数成功的经理都有两条共同之处：一是精于安排自己的时间；二是善于限定自己的工作范围。
比如比尔·盖茨就说过，如果地上掉了一美元，他绝对没时间弯腰去捡，因为他将为此损失500美元。盖茨的言论也许有点夸张，却不无道路。
这代表了领导者对待时间的态度。他懂得如何更有效地利用时间，让时间给价值带来更大的利益。
1时间浪费在哪里
但并非每位领导都会合理安排自己的时间，一般存在两种类型的时间浪费现象：
一是清闲型，二是忙碌型。
清闲型领导者在喝茶、看报中消磨时光，这在某些行政办事人员及担任融职的领导人员中是可以看到的。清闲型领导者浪费时间的现象是明显的。
忙碌型领导者往往是在工厂、企事业单位，在不同领导层次上担任正职的领导人，大量的事务工作要他处理，所以每次遇见这些领导人时，他们都会抱怨说：“真是忙死了，忙得不可开交”。
忙碌型的管理者比清闲型的好，但也要提出，他们是否忙得有效率，是否完成了自己的管理职能，是被动地应付差事，还是在进行创造性的管理工作？
事实证明，管理者消耗在非生产性和浪费性的时间是很多的，而真正花在有贡献性的时间上是很少的。此外，即使有些管理者主观上想把事情做好，但是，缺乏驾驭时间、运筹时间的方法，显得工作缺乏计划性，十分忙乱，因而也浪费了时间。
如何诊断自己的时间“浪费”在什么地方呢，可以提出下列诊为性问题：
（1）自己是否做了一件没有效果的事情！如果做了，那就是浪费时间，多此一举。
（2）自己是否将可以分权、委任的事，自己独揽了？如果做了，也是一种时间的浪费，而且还说明他不懂领导职能——授权。
（3）自己是否出席了完全是浪费时间的会议？如果出席了，客观上也是浪费时间。
（4）自己是否做了个浪费别人时间的事？有的管理者开会成迷，开起会来也没有个中心，大开“无轨电车”，这实在是既浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间。
2领导个性与时间管理的效率
这些现象与领导的个人性格有着极大关联，它往往会影响到领导对时间管理的效率：
（1）焦虑。有些人会将较多的时间花在为某项工作担忧，而不是考虑如何干好它。对自己是否有能力承担一个项目而感到担忧，会耗费你不少时间和精力。而这些精力最好是该花在如何担起这一项目上的。所以，要做一位有时间效率的管理者，你对自己必须有一定的自信及风险承受能力。在这一点上，如要有效地使用时间，意味着着你必须勇敢地投身于该项项目，不管它有多难也要咬牙坚持到完成。
（2）优柔寡断。优柔寡断的领导常整日埋头于材料纸堆中，却无法对先干哪项工作做出决断。优柔寡断也会暴露在长时间地不知道该如何来推进一个项目上。由于事事的开头都要受到耽搁，这类人常显得忙乱不堪却无效率。
（3）拖拉。有些领导认为自己的拖延习惯是提高效率的一种手段，因为他们在压力下工作会干得最好最有效。
这类人在截止日期到来前通常在干些什么？他们是否在考虑这项工作又致力于别的几项错误的开头？结果是证明他们已经浪费了时间。同时，办事拖拉、优柔寡断的人也常常会完不成工作截止期任务。当然他们也会完成一些截止期任务，但在截止期到来的最后关头总是匆忙应付，意味着他们会错过部分截止期，其质量也得不到保证。
（4）追求完美。完美主义者总是声称要做好一项工作便必须把它做得百分之百。他们的个人处事原则不允许他们屈从于干不完美的工作。而为达到这种不可思议的完美的理想境界而作的努力和花费的时间，通常不会产生明显可见的质量效果。考虑到所花的时间和所获得的质量回报，你就会发现其实际回报率是降低了。要使你的工作取得最优异的成就，需要花费相当量的集中精力的、目的性非常明确的时间，但花费了那么大量的、额外的时间之后，你会发现所取得的只是很微小的、几乎不可见的质量改善结果。
（5）注意力涣散。有些人能有大块大块的时间不受他人或别的事情的干扰，但仍不能收到成效，困扰他们的原因在于注意力涣散、沉溺于胡思乱想的思路开小差之中。这类人常觉得难以集中自己的注意力来做好一件事，他们甚至没法保留几分钟的兴致或持续工作不想休息地做一件事。
要杜绝这些性格上的弱点是可以的，并非真的如“江山易改，本性难移”所述的那么难，关键是要有恒心和毅力去坚持时间管理的方案。
如何避免时间陷阱
除了性格上的误区，时间陷阱也是时间管理方面的一大难题。
不少领导者都有这样的体验，当自己手头有一份重要的报告需要花费一些时间亲自起草。但是，自己又想先处理一堆容易解决的杂务，结果一陷进去就占用工你大半天的时间。你好不容易坐定下来开始思考这个报告，刚写了一个开头，发现快要下班了，一种疲乏之感在困扰着自己的思路。明天、自己又不知不觉地重犯了这个毛病。这种常见的毛病就称之为“时间陷阱”。
避免这种“时间陷阱”的有效办法就是：要有效地利用“整批时间”，在一个整段的时间里，尽可能地排除一切干扰，专心致志地做一项重要的工作。例如，领导者可以利用一个整天的时间起草好一份重要报告，以后就可以用零碎的时间来加以修改，补充或润色。如果自己写写停停，就会把许多宝贵的时间花在重新思考的“入门费”上，因此，领导者要学会尽可能地将时间化零为整，集中时间做一项重要的事情，这是避免时间陷附的首要原则。
以居里夫人为例，她就是一个和时间赛跑，讲求时效的人，所以她采取了卓而不凡的成功，她一方面醉心于科学研究，另一方面也不能超脱现实生活，弃家庭于不顾。1897年9月她生了一个女儿，从此，她不可能像以前那样一心一意从事研究，家庭主妇的责任、做母亲的责任占去她许多时间，她有时急得流泪，但她又不愿为世界上任何事情而影响孩子的发育。在家庭生活与科学事业之间，她不想丢弃任何一方。居里夫人每天给女儿洗澡、洗衣、做饭，同时还要在理化学校的实验室进行近代科学史上一项最重要的研究。她每天从紧张的科学劳动中争时间从事家务劳动；又从繁忙的家务劳动中抢时间从事科学研究，她每天都是忙忙碌碌，但每天的科学与家务劳动都做得有头有绪。她在科学研究中做出巨大贡献，成为“镭的母亲”；她在家务劳动中也做出巨大贡献，把大女儿培养成科学家并获得诺贝尔金奖，居里夫人又成为诺贝尔金奖获得者的母亲。她能成为“两个母亲”，与她的时间运筹分不开。
综上所述，我们明白了时间管理的重要性以及现实生活中的确存在某些领导对时间的不合理性分配，下面两节就领导进行合理——有效的时间管理给出有关建议。
时间运筹有效利用
时间不是不够用，而是我们不知道如何有效运用。大家总认为，做过的事可以弥补，明天也会更好，以致忽略了时间的可贵。
有人曾经说过，时间就是金钱。可是，若以此来衡量时间，我们会发现，昨日就像一张作废的支票，我们对其无能为力；而明天又像是一张借条，不可信赖。因此，惟一可以动用的现金，即是我们现在存在银行里的钱，也就是宝贵的今天。
1时间运筹三步骤
管理大师柯维指出，要想正确投资，以确保未来的丰硕成果，时间管理中的分析、计划、行动三个步骤缺一不可。
1分析。想要知道时间是如何用掉的，最好方法就是用心观察自己的日常作息。准备一本记事本，详细纪录一周的活动。每一天（包括周末）都按时划分。每完成一件工体作，就在记事本上写下完成事项和所花费的时间。然后，留意你自己对时间运用状况的感受：是运用妥当？还是浪费了？精力是高昂或是颓丧？谁剥夺你的时间或提高了你对时间运用的效率？
一周之后，摘要纪录各项活动所花的时间：打电话、写信、开会，和朋友聚会、运动、休闲，和家人相处等等活动的时间各占多少。分门别类后，这份摘要可以告诉你各项活动所花费的时间。接下来，检查你的体能周期状况：你是上午体力比较好，还是下午？如果有规律可循，可考虑在体力最好的时候，做最重要的工作。
想一想，你精神最好的时候，是和人串门子，还是独处？也许你喜欢一个人独自工作；又或许你不喜欢孤独的滋味，所以花在电话上的时间过多。有没有什么日常琐事可以一并处理，或切割成数个部分，做更有效率的处理？二者都可有效节省你的时间。有哪些事根本就不需要浪费时间来做？可不可能避免重蹈覆辙？有哪些事可以做得再快点？更有效率点？你通常花多少时间在重要与不重要的工作上呢？
把时间运用得当和运用不妥当的活动区隔开来，想想，该如何改变行为模式，更好提高效率呢？
2计划。
如同任何一种管理，时间管理也一定要妥善计划才能发挥效用。因为我们每天的生活充满了突发的、无法掌握、无法预料的事件，计划可以从这些事件的干扰中把你拉回规划的主轴，不致迷失方向同时还可以提升一个人的自我控制时间的能力。
指导计划的是目标，但是许多人心中对自己的生活目标和工作目标却是一个模糊的概念。通过做计划，分析自己的价值偏好，你的目标能逐渐清晰起来。倘若没有目标，人的行动就受不到激励，失去奋斗的勇气；目标能激发我们的潜能，最大限度发挥自己的才智；有目标才会有结果，才会有对自己所作努力的认可和肯定，获得相应的成就感和满足感。
领导制定计划时，首先要把总目标分解成一系列小目标，分别定出期限，使之前后衔接。形成计划后，还要考虑并提出贯彻计划需要克服的困难及措施。
（1）每日定额
从领导时间操作总计划到阶段计划，最终还要落实到“每日定额”。没有定额和指标，就不会有进度。完成了“每日定额”，阶段计划和总计划的实现就有了保证。
一天，是领导时间操作的基本单位。领导每天需要做的事情很多，事情又有轻重、急缓、大小之别，如果使用时间无计划，碰到啥事干啥事，干到哪里算哪里，必然造成时间上的很大浪费，使一些计划都成了“空话”。有了定额，才能统筹安排、形成制度，培养良好的领导习惯与组织作风。
定额一经制定，就要坚决付诸实施，不能三天打渔，两天晒网，遇到一点困难，就轻易改动，甚至半途而废。这需要领导有高度的自觉性和坚韧不拔的毅力来保证。
每日之末，要力争拟订一个在明天要达到的成果和进行的主要活动的简要提纲，按重要程度顺序排列，把重要项目编上号码。由于在每日之末已经写有一个简明的提纲，或在思想上已有一个明确的想象，这样有助于管理者每日醒来时有一个明确的行动计划。
（2）领导者每周应做的事情
①召开办公会议，研究处理一些重要事项；
②分析和整理本周发生的问题并提出解决措施；
③对于工作中反映出来的突出问题，或到现场指导解决，或召开必要的专题讨论会商量解决；
④对下级引人注目的行动写出评价记录，对自己的能力、经验、工作方法进行自我评价。
每周之末领导花几分钟时间检查一下本周的主要活动，同计划的要求进行比较，找出可以改进之处，拟订出下周各项主要工作的提纲，以及下周每一天要达到的一项或多项目标。
（3）领导者每月应做的事情
①召开组织会议，将实际成绩与计划作比较，从中发现问题，研究解决的对策；
②平行、上下级组织沟通情况，研究需要共同商讨的问题，求得配合和支持；