这种个人的积极的领导在管理过程中有着两大重要的功能：一是管理人员指导和激励下属员工；二是下属员工给管理人员以信息和反应，以修正其行为和未来计划。这是一种双向关系。
4控制
控制的首要目的是使作业活动的结果尽可能地接近原定的目标。次要目的是及时地提供有关可能提示修订目标的情报。控制分为三个阶段，而且这三个阶段贯穿于控制过程始终。
1）代表预期工作成效的标准。这些标准可能是混合的或具体的，有形的或无形的。但是，除非所有有关人员都知道希望达到的成果是什么，否则将会带来混乱。
2）将实际结果与标准进行对比并将对比的结果报告给企业管理者。
3）纠正措施。除非发现目前的活动将不能实现预期的结果而采取纠正措施，否则控制衡量和控制报告均毫无意义。
不管被控制的对象是什么，都将涉及这些要素，而且这些基本要素将贯穿始终。
缺陷管理的产生
从古典企业的产生到现代企业的出现和发展，人类已经有了丰富的管理实践活动和非常宝贵的经验，并且用创立的管理科学来指导人们的管理活动。企业在发展中随时都会出现各种各样的问题，这些问题体现在企业管理中，就表现为管理中的这样或那样的缺陷。
多数企业在管理上都存在一些共同的问题。比如：如何解决企业中普遍存在的“免费搭车”的问题？如何对全体员工进行激励和控制？如何收集信息和进行沟通？……面对这些问题，不同的企业形成了不同的管理模式，也产生了不同的问题。比如美国的企业和日本的企业在管理上有着不同的模式，也存在着不同的问题。
不管是在发达国家，还是在发展中国家，都存在不同性质和不同规模的企业，而且不管什么样的企业，都有自己的优点，也有致命的管理上的缺陷。比如，对于小企业来说，通常所有权与经营权难以分离，这就使没有企业家才能的所有权主体成为企业的经营者，使企业管理难以科学化。对于大企业来说，由于规模过于庞大，使企业的计划、组织、领导和控制出现很多问题，甚至导致企业的失败。而私有性质的家族企业，虽然由于血缘关系使企业的凝聚力大一些，可企业在很多方面都是和现代经营管理背道而驰的。
因而，缺陷管理随着时代的需要应运而生。它是通过对企业各个方面的现状进行评估，发现企业管理中存在的缺陷，然后有针对性地深入到企业的具体运作中，对缺陷进行分析，提出切实可行的改进措施，以提高企业经济效益，使企业持续健康发展的一门管理科学。它是对企业管理的有效补充。
由以上定义可知，缺陷管理通常包括以下两部分内容：
一是对企业现状进行评估。通过对企业中存在的各种问题进行评级估计，发现产生问题的原因。
二是深入研究分析，提出避免或改进缺陷的可行措施。找出问题后对其进行深入分析，发现隐藏在其中的管理上的缺陷，并针对缺陷采取切实可行的方案或措施，使企业步入正轨。
综上所述，缺陷管理是一门理论与实际紧密结合的，操作性较强的应用科学。它以企业的各种管理问题为研究对象，在具体分析企业这些问题产生原因的基础上，揭示企业管理中存在的各种缺陷，并提出对其改进的措施以达到使企业健康发展的目的。
解读缺陷管理
解读缺陷管理，首先要认识缺陷。企业只有认识缺陷、研究缺陷和把握缺陷，才能避免缺陷、消除缺陷。
缺陷的特点
缺陷包括客观性、多样性和普遍性三个方面的特点：
缺陷的客观性
缺陷的客观性有两层含义：一是指缺陷本身的发生是客观的，难以避免的。企业管理活动存在缺陷是难免的，主要原因在于企业组织及其管理者个体，在管理活动既受到自然规律和社会规律的制约，又受到企业环境因素的制约，还受到管理主体自身认识能力和行为能力的制约。企业管理的缺陷作为一种事实，不论企业是否认识到和是否承认，它都客观地存在，不以任何个人的意志为转移，这就是管理缺陷的客观性。二是指管理缺陷的辨识准则也是客观的，它是一种客观的实践性质的标准。即以破坏管理目标的实现，导致危机、破产等后果为标准，而不是以任何个人自己选定的主观判别标准为转移的。总之，缺陷存在的客观性，决定其发生是不可避免的。
缺陷的多样性
缺陷的多样性有三层含义：一是指缺陷的层次性。管理活动本身内在的结构性和规定性(高层、中层管理人员的层级及其相应的职权范围)，决定了缺陷的层次性，如高级主管的管理缺陷可能导致下一级主管的管理缺陷。二是指缺陷形式上的多样性。缺陷的成因有企业组织结构方面的原因，也有管理者个人的认识思维方面的原因，等等。三是指缺陷内容的复杂性。因为管理行为的缺陷总是在某个具体管理活动中出现的，只有当管理行为同具体的管理对象发生联系并同客观标准进行比较时，缺陷才能显现出来。
缺陷的普遍性
由于企业生存的环境是在快速变化的，任何企业的成长过程和企业管理活动都不可避免地存在缺陷。缺陷的发生是必然的，也是普遍存在的。任何企业都不可能永远存在，也不可能永远一帆风顺地发展，存在缺陷，遇到挫折，陷入危机，甚至衰亡，这都是可以理解的，这是事物发展的规律。
缺陷存在的普遍性要求企业一定要重视企业管理中的缺陷。现代企业管理不仅要善于认识和捕捉市场发展的机会，而且要防微杜渐，排除潜在的和面临的缺陷，对企业的缺陷进行有效的管理。缺陷管理事实上已成为现代企业管理的一个重要课题。
企业只有充分认识缺陷的特性，才能够把握缺陷，才能够及时化解经营过程中出现的各种危机，并在战胜一个个危机后逐渐成熟壮大起来。
缺陷管理的目的和任务
缺陷管理是一种目的性很强的有组织、有计划、有步骤地对企业管理中的缺陷进行管理的活动。缺陷管理的目的在于帮助企业改善管理，提高经济效益，使企业健康发展。缺陷管理渗透在企业管理的各个方面，包括组织、人力、生产、营销、财务、公关、信息和文化。
缺陷管理同其他管理方法一样，都有其特定的原理。缺陷管理的基本原理就是发现缺陷、避免缺陷、消除缺陷。
缺陷管理的基本任务就是研究并揭示企业管理活动中存在的缺陷，采取必要措施，从而改善企业的管理水平，提高企业素质，增强企业的竞争能力。缺陷管理的任务，具体包括以下两方面内容：一是对企业管理现状进行调查分析。通过对企业内部管理活动和外部市场环境动态变化差异的调查，找出企业管理中存在的缺陷，研究解决的对策。二是提出改善企业管理的措施，即就是如何纠正错误认识，如何改善现状和问题。
为使管理取得成效，企业管理者必须运用缺陷管理对企业进行管理，掌握管理的重心，使用有效的方法，保证企业健康发展。
实施缺陷管理的原则
缺陷管理有其自身的规律，在缺陷管理的实施中，有的能达到良好的效果，而有的却不能达到预期的效果，因此缺陷管理要按一定的原则进行，才能达到提高企业管理水平的目的。缺陷管理具体的实施原则主要包括以下五个方面：
科学原则
企业缺陷管理是一项促进企业提高科学管理水平的活动，因而在整个缺陷管理过程中要始终坚持科学的态度。在缺陷管理的每一个问题的处理上，一定要坚持全面性、连续性、系统性、平衡性等一系列科学规律，杜绝凭借个人或少数人的主观意志和单纯依靠经验分析问题、处理问题的现象。
效益原则
企业经营活动的中心内容就是提高经济效益，企业缺陷管理必须围绕这一中心内容来进行。为此，在企业缺陷管理中要避免追求形式上的东西，真正地找出企业管理中存在的缺陷，并提出解决这些问题的措施，克服由于企业经营管理不善造成的高消耗、低效益的现象，提高企业投入产出的比值。只有从根本上解决缺陷，才能为企业在竞争中的自身发展提供有利的条件。
合作原则
在实施缺陷管理时要遵循管理者和员工密切合作的原则。缺陷管理过程中的每一个环节都离不开管理者和员工的密切配合与协作。因此，管理者一方面要用科学的管理理论指导员工；另一方面还要注意与全体员工密切合作，充分发挥员工积极性，共同研究分析企业管理活动中存在的缺陷，制定切实可行的改善措施。
提高素质原则
缺陷管理的目的不仅仅是找出企业管理活动中存在的问题，更重要的是解决这些问题。而要真正地从根本上解决企业经营活动中存在的问题，关键是要提高企业员工的素质。搞好培训教育工作可以使企业员工迅速领会到现代的、科学的管理精神，有助于发现缺陷，以达到减少缺陷的目的。
快速原则
在实施缺陷管理过程中，管理者还要坚持快速、准确和高标准的原则。因为某些错误做法和错误认识早解决一天就可能给企业带来很大的经济效益，相反晚解决一天就可能给企业造成巨大的损失。
缺陷管理的指导思想——零缺陷管理
面对市场竞争日益激烈的外部环境，推行“零缺陷”管理思想是企业的一项重要工作。
“零缺陷”是当代质量领袖——“零缺陷之父”克劳士比管理思想的一项重要内容，它是一种全新的科学思维方式，提倡通过预防缺陷提高企业经济效益。“零缺陷”表达的是一种决不向任何不符合妥协的决心。它要求管理者和员工都把自己的事情做好，达到“零缺陷”的境界，不要搞双重标准，坚持精细的工作作风。要将“零缺陷”的思想与管理者和员工精细的工作作风有机地融合起来，走出“差不多就行”、“马马虎虎”的思想和管理工作误区。
零缺陷管理最早用于生产上，现在这种思想已渗透到企业管理中的各个领域。例如，要树立顾客的利益崇高至上的思想，完全满足顾客的需求和期望，在生产中，企业产品的质量不允许出现半点马虎，对产品质量的任何妥协，否则，对顾客的损失将可能是百分之百，对企业成本损失也是巨大的。其实，顾客在购买商品时所用的就是“零缺陷”的眼光、“零缺陷”的标准，所以，企业只有树立零缺陷的思想，才能满足顾客的需求，为企业赢得经济效益。如果在缺陷管理中不能用零缺陷思想来指导工作，就要付出代价，就等于从手中将金钱白白扔掉。
“零缺陷”是风靡世界的全新管理思想和管理理念。“零缺陷”的管理思想是参与国际市场竞争的有效途径。运用克劳士比的管理思想，推行“零缺陷”活动，同样也是提高企业整体素质，最大限度地发挥企业整体功能，弘扬企业文化的契机。
如今，世界著名的通用汽车、克莱斯勒、可口可乐、摩托罗拉等著名公司都接受了“零缺陷”的管理思想，中国的海尔、荣事达等公司也在推行了“零缺陷”管理思想中创造了诸多的辉煌。精心营造一个“零缺陷”的氛围，全身心地投入，保持公司管理体系、质量体系长期有效的运行，将会创造更好的业绩。
缺陷预防的主要措施
分析缺陷的特性是为了把握缺陷，缺陷虽然是客观存在的，但是仍有很多预防措施。
以人为本
企业要努力建立一支忠诚和值得信任的员工队伍，培养能够强力支持企业的员工基础，并且利用客观公正的新闻报道，树立企业在员工心目中的信誉。如果企业被视为是可信任、诚实和值得尊敬的，那么企业就很少会发生问题。