一、写作前的构思
写作活动，是一项创造性的精神劳动。起草阶段，是写作的“实践”阶段。写作主体必须思想高度集中，潜心思索。这如同演员演戏，一个演员要把戏演得精彩，总是千方百计地进，入角色。起草，需要写作身临其境，全神贯注，全身心进入角色，为行文一气呵成创造良好的心境。有时，在行文中也会发生阻隔，但只要进入角色，也能集中精力一鼓作气，攻克难关，进入“柳暗花明又一村”的境界。因此，写作的行文阶段需要最佳精神状态。假若“走神跑戏”，心猿意马，甚至想入非非，要写好文章是不可能的。
二、抓住灵感
经过艰苦的构思过程，文章框架结构已经建立起来，思路豁然贯通，神思飞动，文思泉涌，中枢神经高度兴奋，“灵感”来临。这时，就应“趁热打铁”，一气呵成，让汹涌奔腾的思潮一泻无余，“力气用在刀刃上”。这样，不仅能发挥理论水平、知识积蓄和写作才能，而且能增强文章的整体感，取得最佳写作效果。错过“灵感”来临时机，再去捕捉，就要大费周折。
有鉴于此，那种写写改改，折腾来折腾去的做法，既浪费时间，又写不出水平，是起草不得法。特别是在字句上下工夫过多，是起草的大忌，必须避免。因为这样会把起草过程拉得很长，断断续续，被日常工作和琐碎事务穿插其间，随着思考对象的频繁变换，起草者思绪分散，注意力转移，在间隔的几段时间内所草成文稿，极易内容交叉、语意重复或衔接不紧、角度移异，从而，在全篇和谐、各部分协调等方面有严重缺陷，日后修改势必耗时费力。
三、掌握方法
有些文稿的起草受多方面牵制，特别是会议总结、调查报告等综合性文稿，许多素材需随着工作活动的逐步展开才能获得，总体情况依赖各方面的提供、汇总，关键观点、结论有待领导讨论敲定。而一旦材料汇齐，文稿使用时限也接踵而至，来不及从容熔炼、构思，易形成先等后赶的局面为防止延迟误事或草率成篇，应不待万事俱备就先行动笔，将撰草起点推前。
根据纲目，可将通篇分为几大部分，每一部分再分为若干单元，每一单元作一片，分别编号。随着工作进程的展开，对材料充分和思考成熟的单元先行另页撰草成文。而绕过材料不足、筹思末熟或尚无定论的单元，留待条件具备后再写。等各单元全部完成，再从头至尾串联起来，调整内容、修改文字、贯通语气，集各段为全文。
四、重复修改
任何公文写作者，无论经验如何丰富、才思如何敏捷，撰草中总难免有思虑不周、疏漏失误之处。其原因在于：
（1）文稿应是对所述工作情况的本质、真切、概括的反应，是时规律性的正确、深刻、全面的认识。但是，公文写作的受制性、时限性等特点，决定了执笔人必须遵循机关指令撰草。即或是面对不完全熟悉的情况，作为写作任务，既无可推托，也不能旷日持久因此，可能会对领导意图理解偏差，对实际情况掌握不全，形成“意不称物”的缺陷。修改就是深化认识、更正补充、正确表述的过程。
（2）即或撰文人事前将领导意图吃得很透，对实际情况摸得很准，思想认识正确无误，在把它转化为文字的过程中，也难免会“文不达意。”修改也是使文字表述切合初衷的重要一环。
（3）构思中对层、段、句、词酝酿得越细密、深入，在脑海中的串联也就越复杂，局部印象也就越不稳定。因此，起草时需要力求速成，然后再从不同角度、方面对文稿进行全面检查。从这一写作规律出发，主动修改自己起草的文稿，实际上是起草的延续和深化。
五、怎样修改
修改公文主要从主题、观点、材料、结构、语言五个方面认真推敲。
（1）观点要正确
修改文章要注意文稿的基本观点是否正确，是否符合辩证唯物主义。如有片面的、绝对化的内容务必要纠正。文中所提的要求、号召、措施等也必须符合党和国家的方针、政策、法令，否则必须修改。
（2）主题是否明确
一篇公文在写作前就必须有十分明确的目的。要说明和解决什么问题，务必表述清楚。要想检验是否主题明确。首先看文稿是否抓住了重点问题，并且针对重点问题做出了明确的回答，全文是否句句段段都围绕这一重点问题展开。这是大问题，如果文稿中这方面有问题，一定要全面认真改稿。其次要注意一篇公文只能有一个中心，不能什么都写，并列一起，什么问题都想一起解决，这样会贻误主要问题的解决。因此，发现这样的问题要删去多余的，坚持只在主要问题上下工夫。第三注意考虑所选材料是否能说明问题，如果材料与主题不符将会闹笑话，会大大减弱文章的说服力，因此所选材料要典型，否则就必须更换。有了重点问题，有了充分的能说明问题的材料，还要有充分的科学的分析论证，使观点与材料融为一体，使材料、事例紧扣观点，充分论证，观点鲜明有论有据。
（3）材料是否可靠
公文中的材料必须确凿，材料与实际情况必须完全吻合。因为公文中的材料是观点赖以生存的关键，材料不实，观点站不住脚，文稿也就全军覆没了。因此，文稿动笔前就必须审查材料的真实、确切程度，写完后还必须再三审核，否则文笔再精彩，公文也元法产生说服力和权威性。
（4）结构是否清晰
修改公文要注意公文格式是否正确、完整。各文种的不同特点是否抓准确，并在文中体现出来了。除此外还要检查公文层次是否清楚；是否符合大多数人的思维习惯；段与段的联系是否紧扣；首尾是否照应；过渡是否自然；有没有重复或与全文中心脱节之处，如有以上结构七问题，必须逐一改正。
（5）语言是否准确、简练，流畅
公文语言首先要准确，模棱两可的公文让人看了不知所从。因此，在修改时发现有概念含混不清，容易产生歧意的必须修改。比如“免职”不含贬意写成含贬意等。再比如公文中的数量词要准确，在语言运用下限制要明确。其次公文用语要得体，如修改时发现在各文种中出现与该文种口气、提法、感情色彩不适宜、不得体的必须修改。公文语言要朴实，不赶时髦，不滥用修饰语，注意端正文风。在使用到名词、时间、地点、人名、数字时要注意规范，不可以乱用简称。用到时间的表述务必用“×年×月×日”、上午×点×分”、“下午×点×分”或以每日24小时计写作“×日×点”的形式。
六、修改方式
公文修改方式有调、删、增、换四种：
（1）调
①结构调整。重新安排各层次、段落顺序，以切合文稿在逻辑和主旨上的表述需要。
②叙述调整。改变同一段文字的内在表达顺序，如结论前置、先分后总等，条理清楚地反映机关制文意图，吸引收文者注意，便于理解和办理。
③词序调整，使文句顺畅。
（2）删
①将与主旨无关或联系不紧密的分支观点删去，使中心突出。
②凡不具体、不确切、不足以说明观点的例证，虽能说明观点但平淡、一般、不典型、无代表性的例证，因使用过多“密不通风”而淹没观点的例证，皆在砍削之列，使观点鲜明。
③去闲文。删掉一切可有可无的段、句、字。
（3）增
①充实。观点、例证虽都正确但缺乏融汇，要适当增加符合逻辑的推理、论述，使理由充分、坚实。
②丰润。对抽象议论过多的论点，要填补贴切的例证作为依据。
③照应。对转折生硬之处增加过渡段、句、词，对须交代清楚的事项作必要说明，以免读者感到突兀、迷惘。
（4）换
换也称改，是删、增方式的综合运用。
①主旨深化。对立意浮浅、浑浊不清的中心思想，通过深入挖掘或改换角度，使其集中鲜明。
②文意合并。将内容相近、语意重复的几段文字改写为一段。
③例证更换。
④语言润色。使语气得体合度，文字精炼生动。