一、材料的收集
公文写作者要得心应手地完成各类写作任务，首先必须收集材料。收集材料首先要注意广泛性。收集上下左右和本机关已有的公文、简报、总结、大事记、规章制度等。要求各业务职能部门提供、报送材料，通过参观学习、出席会议、函索、交换等手段，收集其他机关、系统、行业的材料。剪辑、摘要各类报纸、内部刊物、书籍上的材料。
收集材料还应注意政策性。注意收集党和国家的方针、政策、法令、法规及上级下发的材料，收集有关领导的讲话、指示，以便撰文中引证、查考，作为提出本地区、本行业、本单位具体实施办法的依据。
收集材料还应体现实用性。要根据本系统、本行业、本单位的权限、职能、隶属、业务关系，划定收集范围，提高材料的质虽和效益。
二、有侧重性
调查者不能简单地有闻必录，把所记载的情况都当作可靠材料，而应下一番审查、验证工夫。
（1）审定材料来源，分清是提供者的亲身经历，还是得之于传言。
（2）考察提供者与所述事项有无直接、间接利害关系，剔除出于个人动机而夸大、缩小、杜撰的部分。
（3）衡量提供者的思想政策水平和观察、领悟、表述能力，弥补其因经历局限、认识片面、词不达意而造成的偏差。
（4）将不同来源的材料相互印证、比较对照，以鉴别真伪、正误。
三、取其精华
写作调查的主要任务，是掌握情况以充实材料，掌握情况是手段，用于写作是目的i为方便日后撰文时采用，需要下一番工夫。
（1）割舍累赘、重复、空洞无物的文字记载，以免玉石混杂。
（2）凡相对独立的某一情况，应删削可有可无的语句：文字，简明扼要地摘录其实在内容。
（3）凡适用性广的重要情况，皆摘抄成卡片。每张卡片限载某一结论或事例、数据，可分可合，灵活方便。
（4）凡比较零散、细碎的情况，应适当概括、汇总、统计，以利定量分析，反映整体面貌。
四、条理清晰
一次调查中，对一个点的情况，须根据内在联系，写成条理清晰的综合材料，使之一目了然。对几个点上的同一方面情况，应适当横向比较。
五、由表及里
在把握事实的基础上，分析材料的类型、用途，批注简短结论，以方便日后撰写文稿时选材。
（1）性质分析：性质分析是指是适用于宏观方面的材料，还是适用于微观方面的材料；是概括性情况，还是具体事例；是内部控制的保密材料，还是可普遍采用的公开材料。
（2）主次分析：主次分析是反映个别、特殊、局部的情况，还是具有一般、共性、全局意义的代表性材料；是正常态势，还是反常特例；是说明某一问题的主干材料，还是辅助性材料。
选出的材料要做到三个结合：
（1）新旧结合：以反映现状的材料为主，又有反映既往情况的材料，以利新老相参、今昔对比。
（2）正反结合：服务于同一结论，正面材料能确立论点、阐明道理，反面材料能提供反证、增进深度，以利正反相成。（3）点面结合：点上的典型材料利于见微知著，面上的概况材料利于统观全局，写作时可以点面相援。
六、主旨要素
公文的主旨是通过公文的全部思想内容表现出来的一种贯穿全文的基本观点和中心思想。公文的主旨和文艺作品的主题不同，公文的主旨不是“从场面和情节中自然地流露出来的”，而是以事论理，直截了当地点明主张什么、反对什么，把观点明白无误地告诉阅者。因此，公文主旨在写作前就必须十分明白地确定下来。主旨确定了，文章才有方向，才能坚定不移地去按照主旨组织文章。公文的主旨可控制全篇，决定公文成败。
公文的主旨包括三方面因素：
首先是公文的中心思想，也就是公文要表示的意见、要求、办法主张、措施等。一篇公文不论是长是短，不论是什么文种，都是为解决某一问题而写，都是为了解决公务活动中的现实问题而写。这些解决现实问题的意见、要求、办法、措施、主张就是公文中心思想的体现。
其次是公文所述事项的背景、原委。这些背景和原委就是公文主旨产生的基础。
第三个因素是公文的写作目的。一般公文都要在一开篇就用“自我说明”的方式直接表述清楚该文的写作目的。
中心思想、原委和背景。写作目的这三个要素是公文主旨的完整体现。有些公文，如决定、通告、指示性通知、指导性通报、大型会议纪要及机关应用文中的综合性总结和综合性的调查报告都采取“三要素”共同组合的形式确立公文的主旨。公文主旨除靠三个要素组合体现外，还有两种不同情况，一是只有一个要素，只写出写作目的或只体现中心思想，比如批转、转发、公布性通知等仅有写作目的一个要素，但这个要素就是全文主旨的完整体现。像一些内容单一的指令、命令、公告、通告、批复等全文只有中心思想一个要素，主旨通过中心思想体现。有些公文则采用写作目的和中心思想组合体现主旨，或者仅有背景和中心思想两个要素组合，比如“请示”往往没有写作目的。
总之，公文的原委、背景是公文主旨的前因，目的则是公文主旨中的期望达到的结果成分，中心思想是公文主旨的核心。三要素从各个不同侧面服务于主旨的确立。
七、突出主题
一篇公文只表达一个思想，提出和解决一个问题，沟通一个情况，不可表达两个或更多的中心，主旨不可分散。
八、观点鲜明
对公文主旨的表述一定要态度明朗，观点明确。是则是，非则非，清清楚楚，明明白白，毫不含糊。在公文的观点中或语言使用上丝毫的模糊、泛泛之谈都会使阅者不知所从，使某些人有机可乘。