一、争议信的含义
经营商业活动过程中，有时不免要和客户或其他有关方面发生各种各样的纠纷争执，引起种种交涉和争议。争议信的作用就是充分陈设自己的理由，在尊重事实的基础上，以理服人，达到维护自己合法权益的目的。
争议信的使用范围较广泛，商业活动的每一方面，每一环节，甚至商业书信中的某一文字表达的意思内容，都可能发生争议。因此，运用争议信，来解决商业活动中难免出现的一些纠纷和错误问题，是很有必要的。
二、关于不满和要求的信函
商业活动中往往会出现许多意料不到的情况，或发生争执，或需要赔偿。这类争议往往是由一方对交易或交易中的某些条款表示不满而引起的。写信表示不满而提出争议和要求的目的，通常是为了得到更好的服务，所以首先应该把问题写得清楚具体，再提出本人的意见和要求，以避免在商业活动中不明不白的“吃亏”。
例文（表示不满）：
××公司：
很遗憾地通知你，你们的货物经常在下午5点钟以后才运到我们的收货部门，这的确给我们造成了极大的不便利。此外，你们发送的货物也经常迟于我们5月12日的信中所规定的时间才运到我处。如果将来我们不能很好地合作下去的话，我们将不得不按照合同的严格条款取消所有一切订货。
××商店
××××年×月×日
例二（拒收缺损货物）：
××公司：
很遗憾，我们今天在北京火车站收到你们运来的100只熨斗，但损坏情况极其严重，恕不能同意收货。
因此，我们必须提醒你们，根据合同条款规定，我们应当在下星期四或以前，收到完整无缺的货物，请将你们的意见打电话通知我们。
××商店
××××年×月×日
例三（要求退货）：
××公司：
我们的许多顾客都一直在抱怨你们的自来水笔漏得厉害。其结果，不仅使我们耽误了大量的时间，并且还为清理单据浪费了不少钱。不过我们只在你们上次运来的一批自来水笔上遇到了这种麻烦。而对以前的那些却很满意。
也许你需要和你们的生产部门查核一下这些笔是否有毛病。同时，也和你们的装运部门查明一下是否在包装时采取了适当保护措施以便装运。
现在，只好将剩下的两箱笔全部退还。希望你们能给予更换，不再给我们增添麻烦了。
××商店
××××年×月×日
例四（争议货不对样）：
××公司经理××先生：
5月16日本公司曾向贵公司订购玻璃制品一批。该货已经于6月12日收到。但是经拆装检验，发现这批货中的水杯、酒盅两种制品，工料粗劣，与前送货样不符。所以专函请贵公司将该批货品全部收回，按货样另行发货。其中往来运费损失，亦应由贵公司负担，特此函达，并希复示为盼。
××百货公司供销部
××××年×月×日
例五（要求赔偿）：
××公司：
去年12月20日，我店曾向贵公司订购年货一批，原为赶应春节门市零售之用。岂知贵公司一再误期，致使贺年货品，于春节后五天才首批运到。春节既过，该货品无人问津，此中损失，应由贵公司负责赔偿。特专函布告，请速退还货款。原货随时候运。
××商店
××××年×月×日
二、关于答辩与解释的信
不管客户表示的不满意见或要求是否合理，他都有权得到解释。在对方提出争议要求时，如果自身确有错失，就应诚恳道歉，并设法给予补偿；如果错失不在己方，或自身确有值得原谅之处，则可以提出答辩和解释。总之，这类复信要及时、诚恳和以理服人。
例文（同意退换质次货品）：
××商店：
感谢你将上次发运给你们的自来水笔退回来，这项退货的费用理应由我们承担。我们刚发现，制造工艺中存在缺陷，主要是由于我们最近安放了一个节时装置而造成的。
你可以确信，我们的自来水笔将来一定会像过去一样地使你感到满意，现在我们除了将掉换件立即给你们发去外，还冒昧地免费给你们多发一打，作为给你们带来麻烦而应有的一点小小补偿。
××工厂
××年×月×日
例二（答辩货物品质争议）：
××公司：
四日来信及附茶样一小袋均收到。
你方对合同28号发票219号项下二号茶叶4吨的交货，认为与合同28号的货物有差异，品质较次。此事已引起我们的关注。
现来样已由技术部门检验审评完毕，检验结果证明，这批交货与成交及装船留样的品质完全相符。无论是汤色、香气、口味，都与成交样一致，品质完全符合规定。由此可见，你方买户对交货品质提出的异议是没有根据的。
众所周知，茶叶是农产品，由于受自然条件的限制，每一批货物的品质要求完全相等是不可能的。何况，与你方同时订购的二号茶叶共有42吨，供应20多家客户，他们收到货物’后，均未对交货提出任何异议。我们相信，只要你方买户再对照二号茶叶成交样进行仔细审评，就可断定交货品质根本不存在问题。
××省茶叶进出口公司
××××年×月×日
例三（解释原因并致歉）：
××经理先生：
贵公司此次订购女式皮鞋一批，本当于4月间运到，奈以近期此间东站货物积压严重，是以该货无法启运。惟今日所得消息，东站正在组织清理积压货物，该货后日即可付运，不日即可到货。此事稽延多日，实出无奈，盼为见谅。
此颂
筹安！
××敬上
×月义日
例四（手续完备拒赔）：
××公司：
接10月9日函，获悉销售合同65号发票514号项下货物到达香港时，你方发现其中三箱内分别短缺闹钟20只、台钟25只、台钟20只，并提出赔偿要求。此事引起我方严重关注。
经向有关生产厂及仓库查询，查明上述货物在生产、包装及出仓过程中，不仅环环经过检查，而且还逐箱磅称分量，没有出现短装情况，出口装船前又经商品检验局验明无误，并在货运单据中附有装箱单。这一切，足证该货装运手续完备，你方所称短缺情况绝不可能发生于我方。
来函提到由于短缺的三箱到货外表跟其他到货一样完整，箱外打包铁皮夹扣原封未动，全无撬拆损伤痕迹，因此保险公司拒不赔偿。我们认为保险公司以货物包装外形完整无损来证明运输途中没有发生问题，理由是不够充分的。须知打包铁皮夹扣并无特殊标记，可以任意拆除掉换，不留痕迹。以此作为拒绝赔偿的理由，似欠妥当。我们认为，上述短缺损失，理应由保险公司或轮船公司承担。建议你方向有关保险公司或轮船公司提出索赔。
××轻工业进出口公司
××××年×月×日