一、贸易信的含义
在商业活动中，货物的购进和销出是最主要的两个环节。这种购进和销出，基本上购成了贸易的过程。在这一过程中，贸易双方就交易商品的各项条款（品质、规格、数量、包装、价格、装运、保险、支付等）进行反复磋商，需要书信来往时，就要写贸易信。一般来说，信中应根据具体情况，写出以下各项：数量、单价、在批发或者当场付款的情况下的折扣、总价、商品发往地点、装运方法、订货条件、订单号、订货日期、被授权订货者的署名。
说明越详细越好。例如，假若订购服装，只说“订购蓝色的”往往是不够的。想要一种深浅合适的确切的蓝色，就必须具体说明它。应当把订货单按细目开列，使收信人不致发生误会或感到模棱两可。
根据商品目录来订货时，不要忘记商品的目录号。此外，为了更稳妥起见，也可以提一下商品目录的期号和出版日期。
有时，可把装运说明写得笼统一点。可以要求将商品以“廉价的方式”装运，也可以要求以“尽可能快的方式”装运。但是，一般说来，装运说明还是要具体一点为好。在可能的情况下，应当写明：“通过包裹邮递”、“通过铁路快运”、“通过空运”等等。
关于订货条件，可写明各种不同的要求。例如，写上“货到付款”或“如果你们能在8月10日以前交货，就请发运以下……”。
为了便于识别和查对，订单上应写明订单号和订货日期。日期应当写明年、月、日。但往往订单上只有日期是不够的，因为公司可能在同一天向同一家商号发出几份订单。
在大量采购各种各样货物的情况下，最好使用一种印好的订单，其中包括所需的一切栏目，使用时只需逐栏填写并加以复核就行了。
有一句商业格言说：“永远要使用复写纸”。写任何商业书信的人，尤其是负责订货的人，都应当牢牢记住这句话。这样小心谨慎也许有点过分，然而现实生活中确实有使商业处于混乱状态的悲剧。这种悲剧，仅仅是因为某人忽视了复写或者没有妥善保存复写副本而产生的。
二、进货函件
例文（请报货价和索取货样）：
××先生：
请将你们价格最低的藏青色和黑色西服料的样品寄来。我们各需10000码，希在今后8个月中分批均匀交货。
请注意，本月8号以前，我们必须得到你们的报价和样品。
××百货店
××××年×月×日
三、销货函件
例文（报价）：
××南华公司：
2日来信悉，你方急需“××牌”味特精二千箱，因近来订货众多，货源较紧，故不能全部满足要求。考虑到双方多年的贸易关系，我们通过最大努力，只能供应一千箱，但必须同时接受92度味精一千箱。兹发盘如下：
“××牌”味特精一千箱，每箱××港元。期均2月／3月。纸箱包装，每箱内装100袋，净重50公斤。92度味精一千箱，每箱××港元。交货期信用证付款。上述发盘以25日贵方接受复电到达为准。
××粮油食品进出口公司
××××年×月×日
注：报价又叫“发盘”。报价又可分为报实价和报议价两种，即所谓“发实盘”和“发虚盘”。上例为发虚盘信函。发实盘时应注明该报价的有效日期和款到付货等事项。