4.在开始下一个观点时，检测一下听者的理解力，提出一些问题。比如，“我想确定我是不是说清楚了，你有问题吗？”你看起来应像在期待他们提问一样，作一些短暂的停顿以让对方有时间思考。提问把说话变成双向交流，正是通过提问，说话人和听话人的思想开始约会。适时适度的提问可以使你澄清意思，开阔话题，并在某些方面深入下去。它也给说话人一个渠道，把他的恼火、激动、热情等这一类情绪宣泄出来。最后，他也有助于你对说话内容的某些特殊部分进行强化和巩固。如果一个听者不提问，不反馈，也不能适时做出评价，那他就等于没有参与进去。这样的信息不平衡状态，不仅会使说话人不舒服，严重的还会导致误解。有个故事就说明这一点。Ｊ·爱德加·胡佛是ＦＢＩ前董事长，他为人相当敏感，就是对内部报告的格式这一类事情也十分在意。有一次，一份很不合格的报告提交上来，他看了后很恼火，就在上面提出一行字：Watch the borders（注意边线）！这个报告带着老板批示被传达了下去，但是没有人真正理解他的意思，也没有人去过问那个吓人的胡佛先生。
就这样，ＦＢＩ的市场负责任人凭着老板的旨意——Watch the borders（注意边境！），又向墨西哥和加拿大边贸区调度了额外的代表。只是到后来，他们才明白，原来胡佛不满意的是月度报告的边线留得不合适！
同样的误解在口语交流中也很常见，特别是听众懒得去澄清事实的时候。其实，有时候只要多问一问话，就能把事情搞清楚。例如，在恰当的时间问恰当的问题，或者对说话人做出恰如其分的反应，这对聆听者来说是至关重要的。真正内行的提问，会使说话人的工作得以简化，同时还会使说话人变得坦诚，使他们把不容易说出的感受、动机、需要、目标和欲望开诚布公地说出来。
5.清楚地表达出你的意思。如果必要的话，对你的意思作一些解释，可以用比较、隐喻、分析、故事或图表说明等方式，但是要注意不能用得过度。想象一下每个人的脑袋里都安装了雷达，它能够对潜在的威胁发出信号，比如发出警报声。为了使自己免受袭击（即使是来自视觉上的袭击），人们常常缄默不语；或许他们也会进行反击，从这一点上看，他们是不会愿意听你讲多少的。
为了促使他们仔细聆听，同时正确理解你的意思，从良好的旨意开始说起。良好的旨意传达的是积极的观点，当人们的“雷达器”接收到这一信息时，他们会认为：“我愿意听。”
比如你可以说：“这份报告你出了点错误 （听者的警报器响了），我们不能这样子就发送出去。”有的员工和部下可能会觉得你是在告诉他们：“这份报告有错误，都是你造成的，”
对于良好旨意的表达可以像这样说：“总之，我对你做出报告的方式很满意。在它最终定稿之前，我希望你能更正一些小错误。”这样一来就可以理解为，你干得很出色，但我们还可以做得更好。
6.坚持你的观点。不要漫无边际地闲聊，也不要脱离主题，更不要让别人牵着你走。
7.概括和强调。简要重述一下你的主要观点，为什么呢？因为不是每一个在听第一遍时就能领会到你的意思。把误解最小化。
即使沟通很清楚，它也可能会引起误解。一点小小的误会可能会引发更深程度的误解，那样就会导致不必要的紧张，甚至是怨恨。因此要清除发生错误的可能性：
（1）纠正误解。如果你意识到自己被别人误解了，那么向对方说明一下你的本意。拿刘军的话来说：“你们经验丰富”，如果有的员工和部下曾经被这句话冒犯过，他会对刘军说：“你不需要这样来吹捧我。”要纠正这场误解，刘军就应该说：“我并不是要吹捧谁，我只是想提出来表扬。”
（2）澄清他们的旨意。如果你对怎样理解别人的意思把持不定，也别以最坏的方面去猜测。有所疑虑时，要善于寻找和发现。问就是一个办法。逐字逐句地重述别人的话，然后问道：“你那样到底是什么意思？”或者“你希望我怎样做？说的时候要镇定、沉着，保持眼神接触，声调要平和。
举一个例子。一名员工和部下跑来向你抱怨，他不得不做许多额外工作，因为有一个员工和部下上个月刚刚辞职。你向他解释说自己正在招聘人员来顶替这个位置，你希望他耐心地等待一段时间。这时他会说：“管理者总是会那样说。”
你则应该抱着实事求是的态度回应道：“我听到你说‘管理者总是会那样说’，这究竟是什么意思？”
阐明旨意与检查知觉看起来可能很相似，但请注意一下二者的区别。对知觉的检验更像这种表达：“从你的言语中，我感觉到你对我所说的话并不满意。”它是与你已经形成的知觉相关联的，并且在很大程度上依赖于感觉。阐明旨意是要确切地知道对方说话的内容，主要是为了获得谈话的实质内容，它要求说话的人要对自己所说的话负责。
控制情绪
“你也许永远无法控制状况，但是你永远有办法控制你的反应”，控制你的情绪对沟通是至关重要的。在某些情况下，虽然你会去寻求反馈，但如果这种反馈令人感到不快的话，那么，反馈也会受到抵制。举例来说你向一位人事官员下属解释说，如果她认为有什么方法能够改进部门的运作，你会很乐意接受他的建议。她记住了你的话，某一天，她有点吞吞吐吐地说，你正在规划的一项变革是错误的。你立即感到愤怒，并斥责了她。你在此时无法控制你的情绪，因为你正在为此事投入你的热情。但如果你能控制你的情绪并认真听她的陈述的话，可能事情并不是你想象的那样。
把你的情绪隐藏起来，你会懊悔地认识到，她是对的，而你确实错了。因为在此项工作中，你相对来说是一个新手。在你努力控制自己的愤怒的那一刻，实际上也确立了你们未来的工作关系。经过此事以后，每当这位人事官员认为你可能犯其它错误时，她就会向你提出来。这意味着，每当她找出你的过失时，她自己就会有自豪感。而在这种情况下，很多人会因为害怕在下属中间丧失威信而阻止他人的批评。其实，如果一个人简简单单地阻止批评，他很可能失去更多的威信。如果一个人不能接受他人的批评，而只接受有益的建议，他必将面临丧失威信的极大危险——尤其是由此导致了不正确决策的时候。
一旦你的情绪有所反应，你内心就会有一种不可抑制的冲动，要去打断人家，要插进去争辩，你可能会心急如焚，你甚至还会气急败坏，完全失去理智。对管理者——有一定权利的人更是如此。一般情况下，管理人员更乐于倾听好消息而不是坏消息，认识这一点是很重要的。告诉他人自己想听的东西，这必将对同事和下属产生很大的诱惑力，从长期看来，对批评的抵制必然会产生糟糕的效果。管理人员应该清醒地认识到沟通渠道可能发生的扭曲。管理者不管在什么情况下，都要想办法控制自己。你可以这样做：
首先，要暂缓你的反应或发作。你赶紧在心里默数数字，或者做深呼吸，这些办法能有效地使你平静下来。
接下来，你就可以想想对方谈话中有价值的东西，一定要继续听对方的谈话。毕竟，人非圣贤，你的不一定就是对的。
最后，你可以回想一下你过去所取得的成功，而这些与你的下属给你提供的宝贵意见是分不开的，以使你平静下来。尽可能地把这些情景作视觉呈现，要想得美好一些。一旦你控制了你的情绪，你就会发现，你能与你的员工和部下进行非常有效的沟通。
注意非语言提示
当人们并没有开口说话时，他们仍在表达。这是怎么一回事呢？其实是通过他们的非语言暗示。据资料记载，国外心理学家在一系列实验的基础上得出了这样一个公式：信息的总效果= 7%的书面语 + 38%的声音 + 55%的形体暗示。可见，声音和形体暗示的交际作用有何等重要的地位。
通过非语言暗示你可以大有收获。观察一下对方通过面部表情、手势和肢体语言表现出的非语言化的反馈。假设有人扬了扬眉，这就是一个暗号：有什么问题吗？产生了怀疑？有什么不同意见？如果你不注意观察，你就不会发现这一视觉暗示。如果你注意到了，也只有当你清楚了他们的旨意之后才明白那到底是什么意思。而一旦你那样做了，你就能适时地做出反应。
声音的暗示在语言表达中独领风骚，尤其是打电话时更是如此。你可能会想“声音是天生的，听起来是什么样就是什么样，我没办法。”其实并非这样，像许多沟通的暗示一样，声音的暗示也是可以学来的。如果你注意到声音的特点可以改进，你可以尝试一下，你的声音就像是乐器，你可以把它用在不同的场所。
把握你的语速。当别人说话很快时，你有什么感受？你会觉得他们很紧张，尤其是当你知道他们平常说话并不像这样快时的感觉更为明显。说话太快意味着你处于匆忙之中，当然你有很多事要办，你要与时间赛跑，因为你还得办其它更重要的事如果你非得三言两语就给别人讲清楚，说得清楚流利也是可以的，前提是你要明白选择了这种方式，并且知道你这样做的理由。但是当别人要找你讨论一个问题时，语速太快则意味着：“我没有时间。”太快的语速是难以接受的，听者要不然干脆放弃，要不然就会漏掉你话语中的重要信息。说话时拖声拖气又会怎么样呢？别人会认为说话者思维缓慢。但事实上并非如此。当讲述者看起来只是深入说明某个问题时，人们通常也会认为他在努力思考。说得太慢或对每个词都精斟细酌，会被看作是傲慢自大，人们也难以接受。
注意一下你的音调。声音的力量是传达个性的力量。高音调的声音听起来比低音调的声音更尖细，或者显得刺耳。而低音调的声音听起来圆滑、洪亮，说得极端一点，就像从喉咙里发出的近似咆哮的声音。高音调是与不成熟联系在一起的。而低音调听起来像喉咙里发出的，这样说话的人往往被认为是在喃喃自语的抱怨，要不就被认为正在生气。
控制好你的音量。你可以根据场合来调整它，在封闭场所与个别人单独谈话时，可以适当减小你的音量；如果是在一个大会议室里对一群人讲话，你就要提高你的音量好让每个人都能听到。在通常情况下，大声讲话是不必要的，这样做会被认为是嘈杂；大喊大叫则具有攻击性的特征；相反，说话细声细气就会被看作是腼腆或害羞。
形体暗示在传递有关自信度、个人偏好、独断性、权利大小方面起着关键的作用。在沟通时表示出开放和自信的形体暗示是很受欢迎的。在人际沟通过程中表现开放的姿态非常重要，这样你会给其他人一个这样的信号：我真诚地努力表现出自己真实的思想。开放式的手势引起对方同样的开放式姿态。这种形体暗示通常表现为：伸展一下双手，松一下衣服扣子或领带，还有放松一下四肢等。相反，如果紧缩双臂、夹紧双腿等相关的动作则表现出一种自我防御的封闭式形体暗示。对于希望表现出镇定自若的人来说，自信的动作就非常重要。
一些典型的动作有：手指尖塔（将手指指尖靠在一起形成塔尖状）；双手背后，下颌微抬；斜着身子，以手托头。而像一些摸嘴、挠鼻子、抓头的手部小动作通常是一种不自信的信息流露。不同的坐姿和站姿传达着不同的沟通信息。面试时，应试者弓着背坐着，两臂僵硬地紧夹上身，两腿和两只脚紧靠在一起，就好像对面试者说“我好紧张”。同样，如果应试者懒散地、四脚撒开地坐着，表明他过分自信或随便，令人不舒服。一般来讲，无论是站着还是坐着，当一个人放松或悠闲的时候，身体往往处于比较舒展的状态；而当一个人不舒服、紧张、害怕，整个身体都是绷得紧紧的，手臂和两腿紧靠在一起。
眼睛是心灵的窗户，它具有许多独特的交流功能，透过眼神或眼色，可以看到认得内心世界。在沟通中，劝说者要使人感到真诚可信，必须与被劝说者保持眼睛的接触。为了避免可信性的显著下降，劝说者不能用欺骗的眼神经常向下看，或眼光离开被劝说者。