在市场竞争日益激烈的今天，为在竞争中立于不败之地，每个公司、企业都必须强化自身管理。会议是一种十分重要、使用频繁的管理工具，开好各种不同类型的会议是大多数公司决策的中心环节。会议的目的是收集众人的意见，以最佳的方式处理有关问题。然而会议是否有效，能否达到预期目的，就离不开会议技巧问题。日本五十铃汽车公司每年耗费在会议上的开支超过9亿日元，可其中40％属于浪费。大多数会议给人的印象是冗长而低效的，许多人都讨厌开会。销售专家莱斯(JamesRice)曾经研究过一百家英国大企业，发现善于掌握开会效率的不到十分之一。因此，研究作为沟通手段的会议很有必要。
会议是一种集体沟通活动
人生活在社会中或多或少要参加各种各样的会议，但若要问什么叫会议，恐怕不是每个人都能比较确切地说明它的本质含义。
根据《辞海》的解释，“会”字有名词、动词和副词等多种词性。“会”是集中、会合、聚集的意思；“议”是商讨，议论、协商的意思。顾名思义，“会议”一词就解释为：人们(两个人以上)聚在一起商讨某种事项的一种行为。美国《韦氏新大学辞典》则把“会议”一词解释为“一种会晤的行为或过程”，“一种通常的正式的意见交换”，“一种两人或更多的人对共同关心的事情的商讨”。事实上，并不是一切多人的聚集都称为会或会议，也不是所有两个人以上商讨某种事项都叫做会议。例如，课堂上老师讲课，学生听讲；市场上买卖双方讨价还价等等多人群聚集的活动，习惯上，人们都不称为会议。可见，在日常生活中，经常见到的一些无组织的自发的聚会或无目的的商议某种事项的行为，也都不称其为会议。
根据上述分析，我们对会议试作如下定义：所谓会议，是人类社会中普遍存在的，有两个人以上参与的，有组织有目的的一种短时间聚集的集体活动形式。
通常人们把会议简称为会。严格说来，聚而不议(不讨论、不交换意见或看法)者谓之会；聚而又议(讨论、协商、交换意见)称之为会议。
分析上述关于会议的定义，可以看出它包含下述五层含义：
(1)会议是人类社会发展的产物。会议同人类社会的其他社会现象一样，是人类历史发展的产物，也是人类群居生活习性的产物，普遍存在于人类各种社会形态之中。早在人类原始氏族社会就已经存在会议了。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中写道：“氏族有议事会，它是氏族的一切成年男女享有平等表决权的民主集合。这种议事会选举、撤换酋长和军事首领，以及其‘信仰守护人’；它做出被杀害的氏族成员接受赎金或实行种族复仇的决定；它收养外人加入氏族。”这就是对人类原始社会中会议活动的描述。随着社会的发展，人类文明的进步，会议在现代社会中的地位不断提高和作用不断增强，已经成了不可缺少、不可取代的一种活动形式，这已是人所共知的事实。
(2)会议是人类社会的一种集体活动形式。在会议的定义中，明确地指出，会议必须是至少两个人以上的活动。在这样的集体活动中，大家就某个问题充分地发表自己的意见并进行讨论，然后，根据讨论的情况进行进一步的决策。
(3)会议是有组织的集体活动。任何会议的进行都是有目的的，而不是漫无边际的。开会通常是为了解决一个或多个特定的问题。
(4)会议是有目的的集体活动。单独的几个人的聚会，而不讨论问题不叫会议；为了解决某个或某些特定的问题，但却是某个人的单独思考也不叫会议。必须是二者皆有才叫会议。
(5)会议是短时间聚集的集体活动形式。会议的召开一般有一个时间界限，在日常生活中，除了特殊的情况外，—‘般的会议是以小时来计算的，充其量是以天来计算的。所以，从总体上说，会议是一种短时间的集体活动。
会议的基本特征
为了对人类社会这种长期存在且经常可见的集体活动形式有更深刻、更鲜明的认识，就必须进一步深入研究这种集体活动的基本特征。
根据会议的定义，对各种各样的会议进行深入研究，发现会议有如下四个明显的基本特征：
(1)普遍性。所谓普遍性，一是从时间上看，它存在于人类的一切社会形态之中；二是从空间上看，凡有人群活动的地方都存在这种活动形式；三是每一个人(或者说，一切有正常社会活动能力的人)都会不可避免地，或多或少地要参与这种活动形式。
(2)目的性。所谓目的性，指的是这种活动形式的发生不是盲目的，无意识的，而是有一定目标和愿望的，是为了某种共同目的而聚集的。
(3)组织性。所谓组织性，指的是这种活动形式一般都是有号召、有发起、有领导的，且有时间、空间的约束，而不是自发的、“无边无际”的、无规则的“集合”。
(4)集体性。所谓集体性，指的是通常所说的会议都是多人参与的。它既不是一个人的单独活动，也不是指两个人的活动(对仅有两个人参与的活动有其确定的意义，如约会、会见，指的是见面谈话)，而是一种集体性质的活动形式。
会议的功能
会议有多种多样的功能，包括教育传播、标志纪念、集思广益、寻求共识、显露才华等功能，分述如下：
(1)教育功能。通过会议开展多种多样的政治、经济、科学、文化、艺术的教育，使人获得新的知识和见解。例如各种形式的学习、报告会。
(2)传播功能。通过会议宜传主张、发布政令，告知人们应该干什么，不应该干什么，该如何干等。这样的功能一般具有强制性。例如各种形式的工作部署会、新闻发布会。
(3)组织功能。通过会议建立各种性质和功能的组织机构。例如各种组织团体的成立会。
(4)咨询功能。通过会议听取对各种方案的意见，集思广益。例如各种政策、方案的论证会。
(5)协调功能。通过会议把不同意见、不同主张的个人或团体集中起来，互相协商讨论，协调各方面的关系。例如各种协商讨论会、谈判会。
(6)民主功能。通过会议走群众路线，发扬民主，听取不同意见。例如各种座谈会、协商对话会、代表选举会。
(7)竞争功能。通过会议相互竞争，显露才干和技能。例如各种辩论会、投票竞争会、竞技运动会。
(8)决策功能。通过会议的讨论研究，发挥集体的智慧和力量，对重大问题作出决策，或形成会议决议。例如各种组织、权力机关的代表会、工作会。
(9)判定功能。通过会议对事或物作出某种评价和裁定。例如各种评估会、鉴定会、审判会。
(10)表彰功能。通过会议表彰先进，鞭策后进。例如各种表彰会、批判会。
(11)纪念功能。通过会议来庆祝和纪念有意义的人和事，或追昔抚今。例如各种庆祝会、纪念会。
(12)示威功能。通过会议反映呼声，显示力量。例如各种示威集会、反对侵略战争保卫和平集会。
会议的功能是多种多样的，随会议的目的、议题内容而变化。从目的和内容看，有单一功能的会议，也有多功能的会议。严格地说，所有的会议都是多功能的。完全单一功能的会议是不存在的。只不过就同一个会议来说，其功能有主辅之分，往往是起一种或两种主要功能的作用。
会议前的准备工作
如何进行会议的准备工作？我们不妨借用西方的5W思考方法，提出有关会议的六个问题。
一、Why——确定会议目的和目标
召开会议的首项准备工作是确定会议的目的和目标。开会应该有明确的目的。了解各种会议所具有的功能及所能达到的目标，是设定会议目的和目标的重点。一般会议的目的见图12．1。
当然，一个会议可能有两个或两个以上的目的，但一般说来不宜过多，以一两个为好。在会议开始之前，主持人应明确提出会议的目的，根据会议目的，还应设定具体的目标。有效的会议目标，至少须符合两个条件：一是具体并可衡量；二是困难但能达到，以利于激发壮志。
二、What——确定议题
设定会议目的和目标只是一个大方向，想把会议开得有效率，还必须拟妥相关的议题。在拟定议题时，有三点值得注意：
(1)议题必须紧扣会议目标。凡是与会议的目的无关的议题都不要列入会议的议程，以免分散会议的主题，从而既延长会议的时间，又有可能引起不必要的麻烦。
(2)各项议题之间最好存在有机的联系，且按合乎逻辑的顺序排列。也只有这样，才能使会议得以顺利进行。因为会议的顺利进行往往取决于一个问题接一个问题的解决。上一个问题不解决或解决得不够彻底，往往会影响下一个问题的讨论和解决。
(3)应清楚地指出各项议题所需讨论的时间。这样可以使与会人员作到心中有数。
三、Where——确定会议场地
在什么地方开会？如何布置会场？这是开好会议的重要选择。
1．理想的会议室应具备的条件
(1)必须保证会议使用时间，避免在会议尚未结束时，会议室又有其他安排，致使会议中断或转移地点。
(2)会议室位置必须让主持人和与会者都感到方便。
(3)场地大小须适合会议规模，避免过大或过小。
(4)有必要的设施条件。一般如桌椅、照明、通风、通讯等；高级的，如视听、投影、音像器材等。
(5)不受外界干扰。
(6)租借费用必须合理。
2．布置会场的注意要点
会议室的布置，因其会议性质与人数的不同，会场可有各种不同的布置，见图8．2。
图8.2会场布置示例
(1)剧院型或教室型会场。这种会场可容纳人数较多，但与会者不能面对面，只能面对主持人，直视前方。
(2)圆形会场。这种会场适合人数较少的会议，使与会者可以互相交换意见。
(3)正方形会场或长方形会场。这是常见的两种会场形式，主持人较容易控制会议的进行，但如果桌面布置太长，主持人则难以有效控制全局。
(4)“U”形会场。这是近年来比较流行的会议室形式，它兼顾了圆形、方形、长方形的优点，有利于多方沟通，是一种非常有利于提高会议效率的会场形式。
除上述形式外，还有横长方形，马蹄形等形式，应根据实际条件选择而定。
会议室的布置，有时还要考虑分组讨论的需要，要视具体情况而定。
除了安排桌椅，布置会场还需要考虑一些细节：若与会者彼此不熟悉，可在每人桌上放上各自的身份牌；若设无烟会议室，可适当安排吸烟区；可以在会议室中放几盆观赏植物，改善会场气氛；准备好会议所需的各种材料、文件及视听器材；用先进的设备，甚至用“清香空调系统”改善会议室。
四、when——选定时间
如何选定开会的时间与时限，也是一项不可忽视的准备工作。
1．选定会议时间的要点
(1)要有充足的准备时间。除非是处理紧急的突发事件，充分准备是召开会议的必要条件。
(2)要考虑到与会者的工作时间及协调。
(3)早上及星期二、三比较适合开重要会议。
(4)除非特殊情况，会议的时间应控制在两个小时之内。
(5)明确规定会议的起止时间，在会议通知书上说明，并提醒准时参加。
2．如何防止迟到
(1)在会议通知书上注明“请务必准时出席”的字样。
(2)会议召集人应以身作则，务必准时，让准时成为一种企业文化。
(3)在会议记录上写下迟到者的名字，甚至予以公布或规定迟到几次将采取惩罚性措施。
五、who——选定与会者及座位安排
1．选定与会者名单要注意的因素
(1)对会议主题有深入研究或对其情况有熟悉了解的人应该邀请。
(2)对会议目标及成果起关键性作用的人，必须邀请参加会议。
(3)对达到会议目标有帮助的人，应该被邀请参加会议。
(4)谨慎邀请对达到会议目标有冲突的人参加会议。请他们参加会议，可以沟通和说明，以免其对立或在会外搞干扰。但如果主持人没有说服他们的把握，则不应邀请他们参加会议，而应采用会外说服方式，以免会议陷入僵局。
(5)善于作客观判断，勇于表达自己的见解，或有高度沟通意愿的人，该优先考虑。
(6)与会者的级别应尽量接近。
(7)一般企业会议的与会人数应控制在10人以内。
2．与会者的座位安排
(1)以主持人为中心依次排列。
(2)适当分散同一单位工作人员，以利于不同单位、部门之间的沟通、讨论。
(3)性格内向、柔弱的人应安排在主持人的直视范围内，主持人可掌握适当机会邀请他们发言。性格外向、能言善道的人则安排在主持人直视范围外，以免这些人大谈特谈，以至其他人无法发言。
六、how——会议如何进行
每次会议都要安排好进行程序。会议主持人必须按程序妥善地掌握好会议进度，才能高效率地开好会议并取得好的效果。一般而言，会议的进行程序大致可分为四个阶段：
(1)开始阶段：主持人宣布正式开会，说明会议的目的及意义，介绍与会的重要人物，提醒与会者注意相关的会议事项。
(2)讨论或报告阶段：与会者在主持人的引导下分别针对会议目标作出报告或讨论。性质不同的会议，有不同的讨论方式。有些会议注重讨论，如对策会议；有的注重沟通，如协调会议。但不管何种形式，都必须紧扣会议目标，切忌离题或流于情绪性争辩。
(3)总结阶段：在与会者充分讨论后，主持人应将各种意见加以整理、评价，作出结论或引导大家进行表决。切忌议而不决，浪费时间。
(4)结束阶段：在宣布散会前，主持人或会议秘书应再次确认会议结论，以取得与会者认同。散会时，主持人应感谢大家的合作。
会议的组织领导
会议进行阶段，是会议能否取得成功的关键阶段。如何组织好会议，既是领导艺术的基本内容之一，也是组织管理技能的一个重要方面。要按会议议程安排组织实施会议的各种活动，组织动员带领与会人员为实现会议的目的而共同努力。同时，要做好会议活动的组织协调，保证会议正常进行，并取得圆满成功。
1．明确会议的组织领导
明确会议的组织领导，这是会议顺利而有效进行的组织保证。立法性、庄重典礼性、代表性的正式会议，通常都设有大会主席团，并在预备会上或会前通过、宣布，然后将主席团成员分组担任大会执行主席，集体领导会议的进行。其他研讨性、工作性的会议，一般都不设主席团，而由主办会议的各有关方面的负责人组成会议领导小组，负责会议的组织领导工作。一般单位、部门的会议，则由单位、部门的负责人负责组织指挥。会议的日常事务工作，则由会议的秘书长领导秘书、保卫等会议办公组织进行处理。
2．集中活动的组织