集中活动，包括大会开幕、闭幕、工作报告、传达文件、大会汇报交流发言等。集中活动的组织工作主要有：按会议议程(日程)掌握议程进度(对讲话或发言，事先须了解每个议程占用的时间)，并在会议的开场白中，说明当天(或半天)预定要完成的议程内容，公开预告议程完成所需的时间，对讲话者和与会人员都起到“安民告示”的作用。有必要，还可规定或暗示讲话时间，明确是否可以录音录像，是否可以笔录等，要求组织讲话人之间的衔接，注意音响效果，搜集会场反映，组织维持会场秩序等工作。发言讲话要事先有安排、有准备，不要你讲他讲、信口开河，即席讲话漫无边际，离题万里。为保证效果，要尽量做到不拖会。超过会议规定的作息时间，既影响会议议程的质量，又影响会务的其他安排。会议主持者要有驾驭会场、掌握会议动向的组织领导技能。同时，还要在一次大会结束时，为下一个议程的安排作出布置或预告、通知。
3．分散活动的组织
一般会议都有分组活动或小组讨论，或分组交流、审议、酝酿等分散活动。组织好分散活动，是会议充分发扬民主，走好群众路线，发挥与会人员积极性、主动性，集思广益的重要方式。分组活动每组人数的多少，视划分小组的区域、行政或业务要求而定。同时，要考虑分组活动时间的长短，目的是给每个人提供发言的机会。分组活动要明确召集人(一般以两人为宜)、记录和联系人。要明确讨论的题目、要求，必要时须召开召集人会议，讲明分组讨论的重点和对可能出现的倾向作出估计及引导对策。分散活动的结果，要搜集反馈意见和反映的问题，一般可查看报到记录，听取召集人或联系人的汇报。如果会议过程的时间较长，可利用休会间隙组织参观和文娱活动，这也是会议组织工作的一部分。
总之，对会议这种集体活动形式，少到几个人，多到成百上千甚至万人的集体活动，只有通过严密、有序的组织工作，才能实现预定的目标。
会议活动的组织协调
会议活动是一个综合性的工作，除了做好组织领导外，组织协调也是一项非常细致、牵涉面广、政策性强的工作。由于会议时间短、任务大、要求急、人员集中、内容重要、头绪繁多，要高速度、高质量地完成于限定的会议时间之内，就要做好会议活动的组织协调工作。做好组织协调工作，对于完善会议管理，提高会议效率，促使一部完整的会议“机器”正常运转，具有重要意义。
1．会议活动组织协调的原则
(1)明确的目的性。会议活动的组织协调一定要有明确的目的性。即贯彻会议的指导思想，完成会议的具体任务，实现会议的具体目的，发挥会议的重要作用，使与会人员集中精力于会议，保证会议的正常进行。因此，会议的组织者要协调好会务工作、秘书工作、生活管理工作和保密保卫工作。按照会议安排，既各司其职，又相互配合，当好“乐队”的指挥，使会议有条不紊地进行。凡是有利于会议的工作，就要协调各部门尽力去完成；凡是会给会议带来不良影。向的事，不论涉及哪个部门利益，都要坚决杜绝。
(2)及时的应变性。会议在进行的过程中，随时都可能遇到突发事件，有的甚至会改变原定的安排。这样，就要求会议组织者及时协调会议以适应事先未预料到的变化，具有及时的应变性。如会议地点的临时改变，就餐时间的提前或推迟，参观地点的改变，会议议程的改变等。如不能及时协调这些变化，将给会议带来混乱，使与会者无所适从，给会议带来不良的影响。
(3)果断的决策性。会议在进行中，要求会议的组织者有果断的决策性。在会议的会务、秘书、生活管理、保卫工作中出现职责不明、相互推诿、影响会议正常进行的情况时，要果断决策，立即拍板，迅速协调各部门的工作。决不允许迟疑观望，久拖不决，影响会议的正常进行。对会议的顺利进行造成不良影响的，要对有关的责任人进行处罚。
(4)适当的灵活性。会议的进行阶段，涉及到上下、左右、内外的联系，一个环节出了问题，都将给会议带来影响。这时，会议的组织者要有适当的灵活性，只要不是原则问题，可采取灵活的办法予以通融，协调好方方面面的关系，使会议“机器”能正常运转。
(5)实事求是的思想路线。会议活动的组织协调工作同其他任何工作一样，必须实事求是，从实际出发，不能凭主观臆想办事。实事求是，是我们党的思想路线。研究问题、处理事情，都离不开这一条正确的路线，如果离开了它，协调工作就会出偏差，就会做出错误的决定。所以，在协调工作中，对被协调的各个方面的情况，要充分进行分析，对各个方面提出的意见，陈述的理由、根据，要充分考虑，取其利，去其弊。如果不能全面地权衡利弊，片面地听取一方的意见，忽视另一方的意见，就容易作出错误的决策，导致工作的失误。
2．会议活动组织协调的方法
(1)调查研究的方法。深入实际调查研究，是具体明确协调问题的基本途径。会议进行过程中，凡是需要协调的事情，要先进行调查研究。如果是会务工作的问题，要分清谁牵头负责，谁协助配合，做到既有分工，又有合作，争取取得最佳效果。如果与会人员对某个问题有争议，要调查清楚事情的原委，做好说服解释工作，争取取得共识，为最终决策打下基础。
(2)分析论证。在协调解决重大问题中，必要时对提出的解决意见要进行分析论证。通过分析论证，进一步弄清其协调意见的可行性和利弊关系，为最后决策提出可靠依据。分析论证可以说是决策设想的决定过程、选择过程，也可以说是达到最后决策的转化过程。这种分析论证也可以说是逻辑论断，是具有科学性的决策。
(3)作出结论。协调过程中经过调查研究、分析论证，各方面达到了思想认识的一致，或者客观条件成熟，矛盾可以得到解决，就应该提出结论意见，进行最后决策。当然也可以在查明事实、分清责任之后，根据有关政策、规定等立即进行裁决，具体明确解决办法，使协调的问题得到最后解决。
(4)请示汇报。在组织协调过程中，进行协调工作的人员要及时地向领导请示汇报，以便得到领导的支持和指导。特别是领导直接交办的协调工作任务，要把协调中各方面关系上出现的矛盾、各个方面的不同意见、按原定方案执行的困难或问题，及时向领导汇报。同时，提出解决各种矛盾、问题的意见，供领导决策参考。然后，按领导的意图，继续做好协调工作。需要注意的是，在协调过程中，如果发现客观情况跟领导原来掌握的情况不一致，必须把客观的实际情况如实向领导反映，从而保证领导的决策符合客观实际。
会议的善后工作
会议结束之后，进入会议的善后阶段。会议的善后阶段仍然是会议的一个重要组成部分，切不可疏忽大意、草率从事。
一、会议善后工作的意义
会议的善后工作具有十分重要的意义。它既是会议善始善终的需要，更是巩固会议成果，贯彻落实会议决议、决定、精神，将会议的精神成果转化为实践活动，收到实际效果的必然要求。因为，在一次会议结束时，一般都要进行概括性的总结，明确本次会议形成的决议或决定。对事或物作出定论或基本一致的看法、结论，这些都属于精神成果。通常所说的会议取得成功，就是从会议的功能上形成了某种思想，这是很重要的，有的甚至具有划时代的意义。例如，党的十一届三中全会重新确立的实事求是的思想路线和把党的工作重点转移到社会主义现代化建设上来的工作方针，为开创中国社会主义初级阶段奠定了思想基础。然而，更重要的是把会议形成的思想付诸于实际行动。通过实践，检验会议所形成的思想是否符合(或大体符合)实际。二十多年改革开放实践所取得举世瞩目的成就，有力地证明了党的十一届三中全会以来的路线方针是完全正确的。抓会议精神的贯彻落实，做到议而有决、决而有行、行必有果，才能从理论与实践相结合上说，我们召开的会议是成功的有效的。为了贯彻落实会议精神，在会议结束时，还必须明确与会者的任务，讲明会后要干什么，怎么干，并规定检查、考核执行的标准、方法和时间。
二、会议善后工作的内容
1．整理会议纪要
如果会议讨论决定的事项涉及到几个部门、几个单位，需要贯彻执行、有案可查的，应写出会议纪要，分发给有关单位、有关人员，以便分工负责，贯彻执行会议的决定。
2．安排与会人员离会
对于外地的与会人员，会议工作人员应做好他们的离会安排，保证与会者尽快返回自己的工作岗位。对于个别需要暂留的与会人员，亦应做好食宿安排。
3．报道会议消息
凡是需要进行新闻报道的重要会议，一般在会前应通知或邀请新闻记者到会，并且向他们提出宣传会议精神的建议。按照领导意图和新闻单位的业务要求，根据会议的不同情况，确定发布会议消息，或进行典型报道，必要时还可配发“评论”、“社论”。会议秘书部门应与新闻单位配合，共同撰写稿件，并及时送交有关领导审定，然后见报或播放，以推动会议精神的贯彻落实。
4．做好会议财务决算
会议结束，财务人员即应进行决算。财务人员有权监督会议经费的开支，可以拒付一切不合规定的开支。会议经费的决算，必须如实列报，经领导审核，报财务部门结算。超过预算指标的，应申明理由，否则不予报销。
纵观会议的组织过程，可从反面概括一下会议的注意事项。名曰：“会议十不”。
(1)不开可开可不开的会；
(2)不开没有准备的会；
(3)不开没有明确议题的会；
(4)不开议题过多没有中心议题的会；
(5)不开无关人员参加的会；
(6)不开迟到和无故延长的会；
(7)不开离题发言和重复性发言的会；
(8)不开“一言堂”的会(报告会除外)；
(9)不开议而不决的会；
(10)不开决而不行的会。
会议的介绍技巧
会议开始时的介绍技巧十分重要。好的开端等于成功的一半。会议开始顺利，则为会议的成功举行打下了良好的基础。会议开始时，主席应尽力吸引与会者的兴趣，满足与会者的需求，调动与会人员的积极性。有时会议成员之间并不相识，这将会影响会议的讨论及进行，所以在会议开始时需要做些必要的介绍。常用的介绍方法有：
1．自我介绍。
与会者分别作一下简短的自我介绍，说明自己的姓名、身份、背景情况等。这种介绍可以是按一定次序进行的，也可以是随意的、无序的。介绍时，通常应起立、脱帽。
2．互相介绍。
这种介绍将自我介绍与他人介绍结合起来，通常按照座位的次序或按事前编排好的次序进行。
3．主席介绍。
由会议主席分别一一介绍参加会议的人员情况，这一方法适用于主席对与会者的姓名、身份比较熟悉的情况。介绍到每一位与会者时，被介绍者应起立、脱帽向大家点头示意，有时也可做必要的补充。
4．名片介绍。
通过与会者相互递交名片进行。名片通常印有姓名、身份等内容，呈长方形，长9～10厘米，宽5～6厘米，男子的可略大些，女子的可略小些。名片的颜色可以是白色、米黄色、浅灰色或浅蓝色，在左上角常用较小的字体写明身份、职务、名片正中用较大的字体印出姓名，左下角和右下角可印出地址、邮编、住址、电话等。
会议的主持技巧
在介绍了与会者的情况之后，应设法使会议进入正题，其方式有两种：一种是比较正式的会议，可以由主席或其他重要人物的正式讲话开始；另一种是非正规的、非正式的场合，可由主席用一个与会议主题有关的故事或幽默玩笑引入正题。当然，这个故事或幽默玩笑必须与会场的气氛融洽，最好与会议的主题有联系。
会议是多人进行交际沟通的场合，在开始时即营造出一种良好的，或适宜的会议氛围对其顺利进展是十分重要的，这就要主席具有较熟练的技巧和丰富的主持会议经验。具体地，可应用如下技巧：
1．造成“我群感”。
这种技巧是从心理上让与会人员对会议有一种认同感。也就是想方设法使与会者有一种对会议群体的强烈归属感。“我群感”对于调动与会者的积极性，承担起其职责，增强会议内聚力，实现会议目标很有必要。主席可以在休会期间到与会人员中去，与他们进行更多的交流；主席可以在会议中对此进行有意地强调，比如在讲话中重复使用“我们”、“我们的”、“我们这次会议”等术语，使与会者产生“我们”是一个整体的感觉；同时，尽量避免使用“你们”这样的说法称呼会议成员。另外，可以使用特殊的会议标志(如会议代表出席证、会标等)，以造成会议群体与非会议群体之间的界限。
2．对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类。
主席在掌握会议进程时，要注意这些目的是否达到。只有使会议既达到了组织者的目的，也达到了全体与会者的目的，会议才可能获得较大的成功。
3．处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标。
会议的显在目标一般是主席在会议开始时明确、清楚地向全体与会者宣布的目标；会议的潜在目标是会议未公开宣布，但在实际上却随着会议的进行而逐渐达到的目标。对此，主席应始终保持清醒的头脑，并灵活创造良好的会议气氛。同时，会议的目标有近期的、较易达到的和远期的、较难实现的之分。主席在安排会议时，应使近期的、较易达到的目标尽快实现，这样会使与会者兴趣增加，并激发其信心，保证会议的顺利进行。
4．利用与会者的经验、专长。
虽然会议开始时，与会者对于会议的情况还不甚了解，但每个成员都有自己特殊的学识、文化、阅历和经验。主席应尽力调动这些潜在因素的功能，让与会人员提出合理化的建议。当然，提合理化的建议的方式可以是口头的发言，也可以是在意见簿上留言。总之，想方设法使与会人员的聪明才智得到充分地发挥。
5．对与会者的错误采取宽容态度。
会议成员有时会有不适当的言谈举止。对此，主席不宜采取激烈的批评态度，而应尽量宽容。随着会议的进行，相信他们会有所修正和改进，不适当的批评会破坏会议的气氛，使整个会议中的人际关系紧张，从而不利于会议目标的实现。当然，如果个别与会人员别有目的、蓄意破坏，则必须给予坚决的还击，不容他们的目的达到。
会议进行中的技巧
良好的开端固然重要，但会议的真正成功需要主席在会议进行中做出不断的努力，使良好的会议氛围贯穿始终。以下这些方法是会议主席经常使用的。
1．讨论。