公告和通告都是下行文，都具有告知、关照某些事项、情况、规定和要求的性质。内容上具有高度的政策性和求实性，在执行中具有行政法规的效用。概括来说，这两种公文有以下几点作用：
第一，规范作用。这些公文中相当一部分内容是用来发布重要事项的。尽管这些公文不是法令、法规，但其所发布的内容却有着规范、准绳作用。
第二，传达作用。一些应该普遍遵守的或周知的事项通过这些公文广为传递，保证了各项工作顺利开展完成。
第三，知照作用。通过这些公文以公开的形式告诉大家应当了解的重要事情，应当普遍周知遵守的事项，其知照作用是极为明显的。
这些公文的写作特点有以下两个方面：
第一，语言文字的通俗性。与其他各类公文相比，这两种公文都是普发性的，它们的阅读者极为广泛。这两种公文的读者不仅有机关工作人员，而且还有普通群众，因此在撰写这类公文必须做到语言明白晓畅，通俗易懂，多用人民群众能够理解的语言，少用专业术语。
第二，篇幅短小精悍。这两种公文既可采取一般公文的传递方式，发至有关范围，又可通过广播、报纸、张贴等方式传播出去，因此文章篇幅要求短小精悍。
公告
公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。如中共中央、全国人大常委会、国务院1981年5月15日联合发布的《关于宋庆龄副委员长病情的公告》。
一、公告的使用范围
公告，通常是以国家的名义向国内外宣布重大事件，有时也授权新华社以公告形式公开宣布某一事项的有关规定、要求。如公布国家领导人的出国访问，国家领导人的选举结果，洲际导弹、人造卫星的发射等。地方行政机关有时也可用公告，如《××市×××区选举委员会公告》。
公告还用于人民法院审理案件，如向被告送达法律文书等。
国家机关使用公告公布事项，只限于在自己的职权范围内，基层单位一般不能制发公告。
二、公告的特点
除这两种公文所共有的公开性、告知性特点外，公告还有以下三个特点：
1法规性。公告依法向国内外宣布法定事项，可以依法发布商标公告、专利公告、破产公告、企业法人登记公告，具有法律效力和行政约束力。
2庄重性。发布公告的单位是国家领导机关、地方行政机关，公告的内容是国内外关注的大事，是公开郑重的宣布，因此内容、形式、行文语言都要求庄重。
3慎重性。公告是向国内外发布，内容必须是重大的、公开的，所以不能随意使用这一文种。
三、公告的种类
如上所述，按使用范围，公告可以分为三种：
1重要事项公告。如上文“使用范围”中所述。
2法定事项公告。这类公告是由政府有关职能部门依据法规、文件规定，按法律程序发布，或由特殊的经济管理部门根据工作需要公布。
3特定对象公告。根据我国民事诉讼法的规定，人民法院送交诉讼文书、公开审理案件，可以发布公告。
四、公告的写作
公告的文体结构比较简单，一般由标题、正文、署名和日期几部分构成。公告没有特定的受文对象，因此不写主送机关。
标题。一般有三种形式：一是由发文机关名称、事由和文种构成；二是由发文机关名称加文种构成；三是只有文种，人民法院公开审理案件之前所发的公告常用这种形式的标题。
正文。内容单一，结构简单，要求以明白流畅的语言，把宣告的事项和要求表达清楚。必要时可以扼要交待原因和依据，但不要具体阐述事件的意义或细节。如有原因和依据的内容，写完后常用过渡语“特此公告如下”引出具体事项。因为公告所宣布的事项关系重大，所以用语要确切、质朴、庄重。公告结语一般使用规范用语，如“特此公告”，“予以公告”等。有时也不写结语，写完事项后即收束全文。
落款和日期。写明发布公告的机关或会议全称及时间。重要的公告，还要写上发布地点，以示慎重。有的公告发文时间置于标题之下。以个人名义发布的公告，在姓名之前要冠以职务。
五、公告写作注意事项
公告所公布的为重要或重大事项，而且常以报刊、广播、电视、张贴等形式公开发表，所以写作时，要直陈其事，一事一告，就实避虚；语言要严肃庄重，不发议论，不加说明，更不能抒情。
公告一般不编号，但当某一次会议或某一专门事项需要连续发布几个公告时，则应在标题下单独编号。
通告
通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。如《上海市公安局关于严禁赌博的通告》。
一、通告的使用范围
通告可以由国家、地方各级行政机关发布，也可以由基层企事业单位使用，具有很强的专业性。
二、通告的特点
除具有公开性、告知性外，通告还有以下特点：
1内容的广泛性。通告的内容可涉及国家的法令、政策，也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照，施工封锁交通等。
2使用的普遍性。通告的使用频率很高，使用单位相当广泛，从国家领导机关到各级地方政府及基层企事业单位，都可以使用。
3事项的专门性。通告是为某一个专门事项而发布的，由于这些事项有时只在一定的范围内，仅仅对某一专项工作和某些单位、某一部分人员适用，因此往往带有较强的专业性，内容要求详尽具体。
4贯彻的强制性。有些通告所公布的事项要求普遍遵守，比如法规政策的通告，这些通告就具有法规、法令的强制性，约束性。
三、通告的种类
1法规政策类。在一定范围内公布政府的法令、政策，要求群众遵守、贯彻、执行。
2具体事务类。在一定范围内公布需要周知或需要办理的事项。如因停水、停电、迁址、公共汽车线路更改等原因而发布的公告。
3惩戒处理类。这类通告大部分也是需要周知的，如《XX大学开除××学籍的通告》。这类公告具有一定的教育性。
四、通告的写作
标题。通告的标题写作可以有三种形式。或由发文机关名称、事由、文种三部分构成，或由发文机关名称和文种两部分构成，或者只用文种作标题。若事情紧急，可在“通告”前加“紧急”二字，成为“紧急通告”，以引起受文者的重视。
正文。一般由通告的缘由、通告事项和结尾三部分构成。
通告缘由。主要阐明发布通告的目的、原因或意义。若是法规性通告，还要写清法律依据。这部分结束时，用“特通告如下”或“现通告如下”领起下文。
通告事项。这是正文的主体，要求写明发出通告事项的内容。可以一气呵成，不分段落，也可以分条列项来写。分条列项写时，既要紧扣主旨阐明中心，各条之间又要有机的联系。全文结构要紧凑严密，文字要简明确切，语气要坚定庄严。
通告结尾。有的提出要求；有的指明执行时间、执行范围和有效期；有的对群众提出号召和希望；有的以通告事项最后一条收尾；有的以“特此通告”作结尾；有的没有结尾。
五、通告写作上的注意事项
在写作上，通告常是以国家法律、法规或国家有关规定为依据的，因此，内容要完整，概念要准确，用词要恰当，以免产生歧义。具体可从以下四方面注意：
一是中心要突出。通告常常具有法规性，撰写时一定要紧紧围绕通告的主题写出通告的事项，切忌顾左右以言它，要使受文对象准确地理解应该做什么，不该做什么。
二是概念要准确。通告有很强的政策性，是国家法律、法规、方针政策在一定范围内和具体事项上的具体体现，因此，撰写通告一定要做到概念准确，符合法律、法规和方针政策的规定。
三是语言要大众化、通俗易懂。通告是向一定范围内的公众公布必须遵守的事项的，张贴在公众场合，以使家喻户晓、妇孺皆知。因此，必须注意语言表达的方式和用词的准确，正确使用专门术语，以免出现难以理解而导致影响通告事项正确实施的现象。
四是依法发布通告。公布应当遵照事项的通告，发布依据必须充分，除在内容上符合有关的法规政策外，还必须注意其发布权，不能越权发告。
六、通告与公告的主要区别
通告、公告都是公布性公文，都具有很强的知照作用。但同时它们又在许多方面具有严格的区别，不可混用。
1重要程度不同。公告用来宣布国内外关注的重大事件；通告多用于宣布一般性的事项。
2受文对象不同。公告范围很广，向国内外公开发布；通告范围较窄，限于“一定范围内”，不能向国外发布。
3发布权限不同。公告一般由高层领导机关或授权的专门职能机关发布；通告较为灵活，任何党派、团体、机关和单位都可以发布。
4发布形式不同。公告一般通过广播、电视、报刊发布，不张贴；通告发布形式灵活多样，既可通过广播、电视、报刊发布，也可用文件或张贴的形式发布。