第24章 会议管理表格

一、 会议计划表格

年度会议计划表

会议名称开会地点开会日期开会时间会议宗旨及议题与会单位人数主持人会议召集单位会议主要工作人员与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料

会议审核表

注 意 要 点查核栏

开会目的

本次会议是否实际需要(是否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决方法)开会的目的是否明确

设定要项方面

开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当

开会通知方面

是否对于与会人员确实通知妥当开会的主旨、议题是否确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥有关的资料

会议的准备方面

是否事先拟定议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料?是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备

会议通告单

年 月 日 编号

开会部门召集人

开会日期年 月 日时间

开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备 注

会议工作细节审核一览表

工作项目查核工作项目查核

1活动的主旨2活动的规范3预算4招待对象的层次5总参加人数(查对邀请回函)6活动日期及时间(注意是否与其他同业的活动撞车)7活动日期8筹备单位9活动的负责人10活动作业分工明细11会场的预订 主会场 开会场地 洽谈室 展示场 来宾休息室 主办单位休息室(干事、办事员) 演艺人员休息室12制作来宾名册 包括注明姓名、地址、公司名称、电话、职衔等项并核对其准确与否13邀请函 信封 邀请卡 回函明信片 纪念品兑换券 停车券 指引地图 点心券 餐券 订制张数(多印20％的备份) 信封书写作业 投递作业承办员 投递日期(要以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则)14纪念品方面 纪念品的选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰 胸花 礼品包装作业 订制数量(要多出20％的备份)15接送交通工具方面 飞机 火车 巴士 轿车16劳务费(给司机、演艺人员等的)17会场布置18宴会的形式 餐桌入座式 自助餐入座式 半入座式自助餐 立食式自助餐 鸡尾酒会立食式19料理样式 法国料理 日本料理  各国料理大会串 路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式20雕冰(原色、彩色)21饮料方面 餐前酒 威士忌 鸡尾酒 啤酒(罐装或生啤酒) 饮料类 吧台 餐车 餐车女服务员 干杯用的酒类(国产酒或洋酒)22香烟方面 香烟 雪茄 品牌(国产或进口) 特别订做的烟盒 香烟摊女服务员24花饰方面 花囤 花篮23菜单的印制 桌上花饰 旗袍 各国民族的衣着 馈赠用花束 典礼台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛 展示品饰花 礼花(献礼用)25园景制作 西式园景 东方园景 租借盆景 ①观叶盆景续表

工作项目查核工作项目查核

②观花盆景 茶几 遮阳伞26标语、标示牌类 欢迎标语 大门标语 方向标示 专用停车插标示脾 受付处标语 会场入口处欢迎光临的拱门 典礼台标语 展示商品说明标示牌 会场内指引标示牌 社徽、商标看板 国旗、社旗、大会旗27拍照摄影方面 纪念照片 快照 记录摄影 拍立得照片(拍照女服务员)28选择桌子(选用圆桌或方桌)29座位顺序 桌面标示卡 桌面标示卡的书写作业 印制座位配置表30胸章、名牌方面 颜色、大小、种类的选定 公司名称、职衔、姓名的书写作业31女服务员着装方面 洋装 安排演艺人员、乐队32表演女郎33女性公关人员34住宿安排方面 安排来宾的住宿(套房、单人房、双人房) 主办人员住宿问题 演艺人员的住宿预订房间 妥善分配房间35特设专用柜台36支付的负担范围(住宿、餐费、取用箱内的食物费用、电话费等)37安排用餐方面 住宿者的用餐事宜 来宾、司机的用餐问题 服务人员的用餐 演艺人员、乐队的用餐问题38活动行程方面 司仪开场白 主席致词 来宾致词 举杯同庆 余兴节目 朗读贺电 致谢辞 活动行程表的标示 活动日程表的书写工作 播放背景音乐 放映宣传影片、幻灯片39服务柜台的工作方面 来宾出、缺席的确认 发放胸章 发放活动日程表 主席迎宾作业 引导来宾到休息室 发放座位牌 发放纪念品 接待大众传播人员 设置暂时电话 来宾签名纪念40表演节目的总预算方面 本单元的活动企划 节目策划及演出 节目执导 会场布置 节目主持人 舞台灯光 ①灯光设计 ②灯光器材 舞台装备 ①舞台灯光 主要舞台 特设舞台 回转舞台 凸出舞台 舞池 ②舞台设计工作人员 音响方面 ①音响设计 ②音响器材 立式麦克风 桌上型麦克风 无线电麦克风 录音机 音箱 放大器 ③音响操作员 ④录音 ⑤现场测录音41摸彩活动方面 摸彩方法 摸彩箱 摸彩券续表

工作项目查核工作项目查核

摸彩服务员 奖品给付方法 ①当场核发 ②散场时核发 ③送到家 ④邮寄42演出节目的彩排43新的工厂、公司落成庆祝喜宴 停车场 收付柜台设置场地 向导、招待、解说人员 活动行程表 指引标示 说明标示牌 料理、饮料 服务人员44会场方面 会场布置 典礼台 讲台 讲师 制作人 幻灯机 放映幕 灯光布置 笔记用具 资料的分发 资料的披露 样品、试用品、展示品 麦克风 录音作业 同步翻译机 茶水点心(咖啡甜点) 用餐事宜45展示会方面 会场布置 演出计划 展示、装饰计划 邀请函、DM的制作 游艺节目 选定搬运公司 迁入计划(当天或前天) 装设计划(当天或前天) ①展示商品 ②展示器具 ③电气工程、安装工程 制服 解说体系 ①海报 ②说明书 ③解说员 ④说明标示牌 ⑤实地表演 迁出计划(当天或隔天) 茶水点心 用餐问题茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备电气、瓦斯的能源冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品 洽谈室 接待记者采访人员46服装 西装 燕尾服 制服47支付旅馆费用方面 支付的日期 汇款、前来收款、当天支付现金 出纳员48旅馆事务方面的承办员 主办人员 餐宴预约办事员 餐宴服务经办员 住宿服务经办员 预约订房经办员

二、 会议处理表格

会议通告单

议决事项一览表

项 目董 事 会常 务 会

经营计划1重要经营方针2兼并公司、子公司的创设1长期经营计划2新事业计划3特别建设计划(新工厂建设)4设备投资计划中的基本事项5财务计划(利润计划)6研究开发计划管理调控1重要规章的制定与修改1组织机构改革2重要管理规章制度的制订与修改3重要的内容监察计划

人事劳务1代表董事的选任2总裁、副总裁、专务董事、常务董事的选任3董事外公司兼职事项4董事、监事的报酬、奖赏和退休金决定1人事管理基本方针与计划2劳动条件、劳动福利事项3重要劳动对策和劳务管理方针4重要劳动员工契约的签订与调整5重要劳动争议对策6重要人事事项7重要人事劳务制度

资金1新股票发行的法定事项2公司债券募集1资金筹措的基本方针与计划(增资、公司债券发行、借款)2重要金融机构的指定

资产1设备投资计划(短期计划)2投资有价证券的决定3重要不良债权的处理(单件×××元以上)4重要资产的处理(单件×××元以上)5重要不动产的借贷租赁续表

项 目董 事 会常 务 会

生产1资材配置的基本方针2重要采购契约的决定(单件×××元以上)3外包加工的基本方针4重要的外包加工契约的决定

销售1市场维持、开拓的基本方针(市场调查、广告宣传、扩销、流通渠道开拓)2商品名称、销售价格决定3重要销售、出口合同的决定4重要代理店的指定

研究、技术1技术研究、技术开发的基本方针2技术转让的重要事项3重要公司外部研究的委托4重要试制的决定(单件×××元以上)

股票经营与委托1股东大会召开事项2决算报告的决定3股东大会议决案的决定4其他法定股份事项5股票过户代理人的指定与变更1分红和利益分配的基本方针

其他1董事会事项2重要债务保证3公司与董事间的交易事项4其他法定事项1常务会事项2重要申报、送达和报告3其他重要契约与协议4重要的借贷5重要的社团加入与退出6大额捐赠、赞助7重要的公司对外宣传8重要法律诉讼的起诉、调解9与相关业务公司、合作工厂的资金借贷、人员派遣和指导培训10其他经营管理事项

与商法修订的相关事项1中间分红的决定2公认会计师的选任3转换公司债券(可转换为公司股票的公司债券)的发行

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