我们都知道，时间是由分秒累积成的，用“分”计算时间的人，比用“时”计算时间的人，时间多出59倍，同样，用“秒”计算时间的人，比用“分”计算时间的人，时间多出59倍。所以，善于争分夺秒，充分利用零星时间的人，总会作出更大的成绩。
2.要事第一，将工作分类并排序
员工效率低下的一大原因在于没有分清事情的轻重缓急，做事杂乱无章。很多时候，他们都将处理紧要文件的时间消耗在一些无关紧要的工作细节上，毫无效能可言。此时，按照工作的轻重缓急原则将工作进行分类并排序就显得非常必要。所谓工作的轻重缓急不只包括时间，还包括工作的重要性，并且工作的重要性甚至比时间更要优先考虑。首先是急迫而重要的，必须尽快完成的，如方案的制订。其次是重要但不急迫的。虽然没有设定期限，但早点完成，可以减轻工作负担，增加工作表现，如工作的长远规划。再次是急迫而不重要的。最后是既不急迫又不重要的。
分类并排序后，才能从众多工作中提出重点，然后坚守这个原则，从要事开始入手，逐个解决它们。
德国大文豪歌德说：“我们都拥有足够的时间，只是要善加利用。一个人如果不能有效利用有限的时间，就会被时间俘虏，成为时间的弱者。一旦在时间面前成为弱者，他将永远是一个弱者。因为放弃时间的人，同样也会被时间放弃。”只有克服自己的惰性，掌握正确的工作方法，才能腾出更多的时间把工作做到最好。
“没有时间伤心”：分清轻重缓急
抗震语录
“当前第一位的还是要救人，不惜采取任何手段，不惜任何代价。 ”
——温家宝
背景回放
2008年5月12日14时28分：一场突如其来的大地震，使北川县城成为一片废墟。
灾害来临前几分钟，县民政局局长王洪发正走在从县政府去民政局的路上。突然，大地摇晃起来，他被摔在了地上，眼前一片黑暗。
等大地稍微平静下来，王洪发挣扎着爬起来，看到周围的人都灰头土脸，环顾四周，许多建筑瞬间变成了废墟，附近的县中心医院大楼全部垮塌，地税局大楼被平推20米远后倾覆，通往民政局的路上冒出一座山包来。
“那时候脑子里一片空白，不知道害怕和紧张，好像失去了意识。”王洪发说。几秒钟后，他想该到民政局去看一看，但前面的道路已被堵死。他不知道上午还在一起的同事们是不是还好，但他已经清醒地意识到，北川遭遇了灾难，组织救援才是最重要的。
他立即顺原路退回县政府大楼，县长经大忠这时也正从废墟里爬出来，满面灰土地召集现场干部布置救援工作。王洪发被分工负责医疗救援。
县中心医院这时已经没有了。先得从废墟中将掩埋的人救出来。
按照分工，他朝着自己负责的方向跑去，并扯开嗓子吼叫：“赶快救人！”就近组织幸存的青壮年从废墟中救人。
没有任何工具，他就用双手在废墟中刨。
不一会儿，双手开始流血，而10个人也因此从废墟里获得新生。
在路过电力公司宿舍楼时，他想起来，16岁的儿子因病休学就在这里。可眼前，他看到的是被夷为平地的废墟……
“我只有一个儿子，从感情上讲，我应该先救他，可是灾情太严重、救援工作太紧张，实在是腾不出时间。没有亲手救起他，我的心现在都很痛。”说这句话时，王洪发眼里闪着泪光。
短暂的驻足，王洪发的心在滴血。随后的紧张救援让王洪发忘记了自己唯一的儿子。
噩耗却不断传来，岳父、二姐、侄儿……至5月23日，王洪发已痛失20位亲人。每接到一个噩耗，都会有一把尖刀在他心里挖剐。
在向指挥部报告民政局的死亡情况时，他拿笔的手一直在颤抖。那是一个个亲密的战友和他们的亲人啊！
5月14日，地震后第三天，晚上7点，王洪发一个人悄悄来到埋葬儿子的废墟前，轰然跪倒在地，含泪轻唤着儿子的名字……
回忆到这里，王洪发眼圈发红，“我想伤心，可是我没有时间？想想那些死去的人，活着的人就是要多干事，尽可能让活着的人好好活着。”王洪发坚定地说。
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在最紧急的救灾行动中，王洪失去了亲人，他很伤心，但是没有伤心的时间，因为他要忙着救活那些还有生存希望的人。在这种情况下，救人是第一位的。把这种分清轻重缓急的精神放到我们的工作中来，相信我们的工作效率一定会得到大步的提升。
在一节课上，教授在桌子上放了一个装水的瓶子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从瓶子口放进瓶子里的鹅卵石。教授把石块放完后问学生说：“你们说这瓶子是不是满的？”
“是”所有学生异口同声地回答。
“真的吗？教授笑着问。然后又从桌子底下拿出一袋碎石子，把碎石子从瓶子口倒进去，摇了摇，又倒进去一些，然后又问学生：“你们说，这瓶子现在是不是满的？”这时他的学生们不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地回答道：“也许没满。”
“很好！”教授说完后，又从桌子下面拿出一袋沙子，也慢慢地倒进瓶子里。倒完以后，再次问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个瓶子是满的还是没有满？”
“没有满。”全班同学这次变聪明了，大家很有信心地回答说。
“好极了！”教授再一次称赞这些聪明的学生们。随后，他又从桌子底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的瓶子，意味深长地问他班上的同学：“你们从上面这些事情中可以得到什么样的重要结论呢？”
班上一阵沉默，终于有一位勇敢的学生站起来回答说：“无论我们把工作做到何种程度，只要我们努力，就还可以做得更好一些。”
教授听到这样的回答后，点了点头，微笑着说：“答案不错，但这并不是我要告诉你们的最重要的信息。”说到这里，这位教授故意停住，扫视了全班同学一遍，然后才慢慢说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的鹅卵石放进瓶子里去，也许以后你就永远没有机会把它们放进去了。”
在工作中，大的鹅卵石就是重要的、急的事情，只有先把急事要事先做好，才有机会慢慢来清理那些不太重要的或者可以迟些处理的事情。这就是为什么很多人整日劳碌不堪却没有任何业绩，某些人轻轻松松就能完成任务的重要原因。
子敏和王佳在不同的公司上班，但是有一天恰好面临着相似的事情：
1．作出下季度的部门工作计划，第二天上午交给老板。
2．约见一个重要的客户。
3．11：30去机场接五年没见面的大学同学，并把他送到酒店里。
4．要去一趟医院，诊治花粉过敏症。
5．去银行办理相关的手续。
6．下班后和先生约会，因为今天是一个纪念日。
先看子敏是怎么做的：
因为前一天晚上睡晚了，所以子敏早晨起床有些迟，她匆忙打车到公司，还是迟到了5分钟。一进办公室，就听到电话响，是老板，提醒她明天一上班就要交计划书。她打开电脑，开始一一回复客户和公司的邮件，不停地打电话答复分公司的问询。最后一个电话结束，已经11点了。向上司告假，匆忙赶到机场，还好刚过十分钟，打同学的手机看看，原来是飞机晚点。12点见到同学，送到酒店，一起吃饭。这顿饭有点心不在焉，因为14：30要和客户见面，所以一边吃饭一边打电话和客户约定地点。14点跟同学告别，赶到约定地点。
因为花粉过敏，和客户约见的时候一个劲儿打喷嚏，连说sorry，真是狼狈。回到公司，刚刚坐定，想写工作计划，银行打电话来催。赶到银行，银行突然需加一份文件，气得她跟银行工作人员理论了半天，又返回公司。这时差一个小时就下班了，她觉得太累了，不想再写那份计划书了，先给同学打了一个电话，聊聊天感觉好了许多。放下电话，看到满桌堆着的文件，忽然觉得特烦，决定整理已拖了几个星期的文件。整理完文件，已经到了下班时间。18：00跟老公约会，一起吃晚饭庆祝纪念日，有点累，不断打哈欠。回到家，老公休息了，她却不得不泡了一杯浓浓的咖啡，坐在电脑前，继续完成工作计划。
看了子敏忙乱的一天，我们再来看看王佳是怎么做的：
王佳在前一天晚上睡觉前就把第二天要做的重要的事情在脑海里过了一遍。
准时上班后，开始打电话。先给各分公司打电话，请他们将相关材料通过电子邮件传送过来，并且告知上午不再接受他们的其他询问，下午她会给予答复，然后给客户打电话约时间、地点，将客户约见地点安排在同学预订酒店的楼下咖啡店里。再给机场打电话，确定班机到达时间。最后给银行打电话，确定相关手续及要准备的材料。打完电话后，抓紧写工作计划，因为前一周已经零星写得差不多了，所以很快完成，并上传给老板。中间除了几个要接的电话，其他工作全部暂停。11点离开公司，顺便拿上了到银行的一切资料。因为知道飞机晚点半小时，所以路过医院看花粉过敏症。从医院出来，直接到机场接同学，在酒店吃了一个快乐的怀旧午餐，然后直接到旁边的咖啡店和客户谈事情。去银行办完手续后，回到公司，将上午各分公司的事务集中处理完结。17：30，接到老公打来的电话，到洗手间把自己重新打扮一番，漂漂亮亮地约会吃晚饭，过了一个有情调的纪念日。
同样的问题，子敏忙得焦头烂额，而王佳却能从容应付，还给自己留下了不少休闲时间。主要是因为王佳懂得分清事情的轻重缓急，根据工作的规律、性质以及工作之间的联系进行了科学排序。我们在处理工作时不能一忙起来就胡子眉毛一把抓，要懂得排序，懂得用最快、最聪明的办法来安排工作进程：
1．重要而且紧迫的事情
这类事情是你最重要的事情，只有它们都得到合理高效的解决，你才有可能顺利地进行工作。
2．重要但不紧迫的事情
这类事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏，可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。
3．紧迫但不重要的事情
这类事情在我们的生活中十分常见。例如，本来你已经洗漱完准备休息，想养足精神明天去图书馆看书时，忽然电话响起，你的朋友邀请你现在去泡吧聊天。你不想让朋友们失望。然后，你去了，次日清晨回家后，你头昏脑涨，一个白天都昏昏沉沉的。你被别人的事情牵着走，而你认为重要的事情却没有做，这或许会使你在很长时间内都比较被动。
4．既不紧迫又不重要的事情
很多这样的事情会在我们的生活中出现，它们或许有一点价值，但如果我们毫无节制地沉溺其中，就是在浪费宝贵的时间。
根据以上分类，我们可以得出结论，在实际工作中，我们应该先干重要而且紧迫的事情，这一类事情做得越多，我们的工作效率就越高。