3.预订落实工作标准
a根据预订情况，每日编制近两日的宴会预报表，送至餐饮部经理、行政总厨及宴会厅经理等相关人员，以便全面了解预订情况。
b若是大型或重要宴会，除通知上述人员外，还应通知总经理办公室、客房部、前厅部、保安部及工程部，请各部门签字确认。
c如果客户提出宴会需要用音响设备，或所需设备有工程上的问题时，要提前1～2天通知工程部。
d若重要宴会客户提出停车需求时，则应提前1～2天通知保安部。
e对于重要宴会，由营销部经理、餐饮部经理及厨师长根据客户的意见共同研究设计菜单，并报总经理审批后方可执行；对于普通宴会，在客户意见基础上，由宴会销售人员与客户协商开出菜单，通知餐饮部及厨房。
f由前台收银或餐厅收银收取客人预付的宴会定金，开具定金收据。
三节 宴会销售组管理实务
一、宴会推销优化方案
1.交谈中的“拒绝”事项
a“拒绝”独占式的谈话方式。独占式的谈话会因推销者主导了谈话的方向而不能引起对方的兴趣。
b“拒绝”由于推销的话题说得太快或者太匆忙而带给对方压迫感。
c“拒绝”在谈话中废话连篇或引入一些与访问目的毫不相干的话题。
d“拒绝”打断客户谈话的现象出现。
e“拒绝”在交谈过程中举止做作，不自然。
f“拒绝”推销员不注意听潜在的客户谈话的情况。
g“拒绝”在谈话中有嚼口香糖、吸烟的行为。
2.失败的诱因
a销售人员过于暴露，话说得太多，让客户厌恶。
b未按照预先计划好的推销策略进行。
c控制不住情绪，与潜在客户发生争执。
d在回答潜在客户提出的问题的时候，含糊或答不出，让客户不满意。
e对自己的竞争对手进行肆意的批评或攻击。
f面对竞争对手报价较低的情况时，不能说服潜在客户自己产品物有所值。
3.推销时应坚持的原则
a诚实，自己无法兑现的事情不得轻易给出承诺。
b诚恳，不要试图欺骗或愚弄客户，不耍小聪明。
c谦虚，在与客户交谈、推介酒店产品或服务时，不能有傲气或过于自我，客户才是真正重要的人物。
d细心，强调酒店服务的特殊品质，或针对客人的喜好突出强调酒店相对应的优势。
e努力，不要空想客户会轻易签下订单，建立切合实际的推销点。
4.推销时应当牢记在心的事项
a客户往往只关心自己的利益以及酒店所能提供的服务。
b对所要推销的酒店产品表现出信任及真挚的热心。
c即使他所提出的异议，你明明知道并不正确，也要先表示同意，然后巧妙地加以解释，不可与之争辩。
d注意认真倾听对方的每一句话。
e对潜在客户进行拜访时，不可以对客户说：“我是偶尔路过您这里，就顺便来拜访您。”这样的用语，以免让对方有不被重视的感觉。
f利用那些使用酒店服务的重要人士或公司来说服客户，以协助客户做出决定。
g如果第一次访问没有成功，也不要放弃希望，因为一位不好打交道的客户，只要你有耐心，也可能会成为你最忠实的客户之一。不容易交往的客户，也能成为最佳的客户。
h在与客户交往时要表现得谦卑一些，不要试图与其平起平坐。
i不可对客户表现出不好的情绪，即使客户让你很生气。
j仔细整理并记录每次访问所发生的事情，以便在下次访问时改进方法和策略。
5.仪表上要避免的事项
a服装不整。
b手指被烟熏成黄黑色。
c呼吸气味令人难以容忍。
d眼神诡诈或飘忽。
二、客户电话回访优化方案
在销售中，联系客户、与客户沟通的最重要也最常见的方法之一就是电话回访，掌握以下技巧，以提高成交的概率。
1.熟悉电话回访的内容
a当酒店有促销活动或新产品的时候，致电向客户宣传、推介。
b在节假日(如元旦、春节、端午节、中秋节或在客户公司的重大节日及客户生日)致电客户，进行真诚的问候。
c电话与客户沟通，了解其对酒店产品的看法，询问客人最近一次消费的时间与感受。
d了解关心客户的状况，并问询客户近期有无新的需求，以便发现新的销售机会。
2.电话回访过程中常用技巧
a调整情绪，在打电话前做好充足的准备。
①因为拨错号码会直接影响下一次打电话的情绪，所以要确认电话号码准确无误。
②重温需要回访的内容，确保内容准确，语句通顺连贯。
③要能够准确而得体地称呼客人，与客人沟通时的情绪要饱满热情，充满关切。
b讲话时，要保持嘴与话筒之间的距离，一般以10厘米为宜。时刻注意讲话的音量，力求做到谈话清晰优美。
c语气温和，控制语速，说话语速尽量放慢，要注意语气和节奏，谈话中要体现出抑扬顿挫的节奏感，以免客户有冷冰冰的感觉。
d要掌握倾听的艺术，学会倾听，多听少说，多让客户说话，并适当、热情的回应，让客户感受到你在用心倾听。
e遵循简单原则，语言简洁清晰，不占用客户太多时间，以免引起反感。
f结束电话前，务必有如祝您节日愉快、生意兴隆等吉言作为对客人的祝福。
g每次电话回访后应及时记录回访内容，总结提高。
3.常见情况的应对技巧
a忠诚客户。忠诚客户是酒店的老客户，对酒店的菜品与服务非常满意，经常光临酒店消费并积极向周围的人进行良性宣传和介绍。对于这类客户，应礼貌感谢并给予一定的优惠，在此基础上加大对酒店新品及活动信息的传递力度，进一步促进销售。
b不稳定客户。不稳定客户是指具有一定的消费能力，但并不在一个固定酒店进行消费的客户。此类客户的沟通及维护，应侧重于真情打动，通过措施让客人感受到酒店对其的重视，从而增加其消费意向，使之成为酒店的忠诚客户。
c意见客户。意见客户是指具有消费潜力却因种种原因而对酒店产品持不认同态度的客户。销售人员应对此类客户给予更多的关注，防止客人的负面信息给酒店的信誉带来负面影响。一般情况下，拒绝是接受的开始，耐心地找出客人不满的原因，对症下药，使客户感受到酒店对他们的意见给予了足够的重视，并且一直在努力让服务与产品更加完美，多数意见客户会转变态度，甚至可能由此变为酒店的忠诚客户。
四节 宴会销售组常用表格
一、客户拜访记录
客户单位名称 地址
拜访日期 访谈地点 □ 客户办公室
□ 酒店
联系人 联系电话
消费经历 该公司是否在我店消费过 □是 □不是
对我酒店的总体评价 □很好 □好 □一般 □差
拜访目标
1.
2.
3.
访谈内容
1.
2.
3.
销售计划和个人意见
1.
2.
3.
二、宴会厅报价单
时段
级别 08：30～12：00 13：00～16：30 18：10～21：00 08：30～16：30 08：30～22：00
宴会厅面积（平方米）
普通宴地厅
中型宴会厅
大型宴会厅
国际型宴会厅
豪华包房
普通包房