用字笼统。有许多人喜欢用一个字去替许多字。譬如，他在所有满意的场合，都用一个“好”字来代替。他说：“这歌唱得真好！”“这是一篇好文章。”“这山好，水也好。”“这房子很好。”“这个人很好。”……其实，别人很想知道一切究竟是怎样好法。是这房子宽敞，还是设计得很别致呢？或是材料很结实？是这人很老实呢，还是很慷慨？单是一个“好”字，就叫人有点摸不着头脑。还有这样的人，用“那个”代替几乎所有的形容词，例如：“这部影片的确是很那个的。”“这件事未免太那个了。”“这封信叫人看了很那个的。”……这一类毛病，主要是由于头脑偷懒，不肯多费一点精神去寻找一个恰如其分的字眼。如果放任这种习惯，就容易使人听了觉得笼统空洞，没有内容，因而也就得不到别人适当的重视了。
过于夸张。有的人，无论在什么场合都喜欢用夸张的语言去强调一件事物的特性，以引起别人的注意。例如：“这个意见非常重要？”“这本书写得非常精彩。”“这是一部非常伟大的戏剧。”“这种做法是极端危险的。”“这个女人简直是无法形容的美丽。”……如此这般，讲得多了，别人也就自然而然地把你所夸大的字眼都大打折扣，这就使你语言的威信大为降低了。
逻辑混乱。在叙说事理的时候，最重要的是层次清晰，条理分明。所以，在交谈以前，必先在脑子里将所要讲的事物好好地整理一下，分成几个清楚明确的段落，摒除许多不重要的细节。不然的话，说起话来就会拖拖拉拉，繁杂不清了。特别是当一个人叙述自己亲身经历的时候，巴不得一口就能把所见所闻全盘托出，结果却叫人听起来非常吃力。
矫揉造作。矫揉造作有多种形式的表现，有的人喜欢在交谈中加进几句英文或法文；有的人喜欢在谈话中加进几个学术性的名词；有的人喜欢把一些流行的字眼挂在口头；有的人又喜欢引用几句名言，放在并不适当的地方。这会让人觉得你在卖弄学识，故作高深，还不如自然、平实的言语更容易让人接受。
除了以上说话方式上的毛病之外，还有如下必须克服的说话“带把儿”的毛病。
有的人在说话过程中相同的词会反复地使用，时间久了，不知不觉就成为语病。某大学的讲师，在讲话中老带“嗯——”这一口头语，有人用心数了一下，30分钟内共用了60多个“嗯——”。连传道授业的人都如此，何况是一般的人呢。
口头语最多的恐怕是连接词“嗯”“这个”等，虽然听者对带口头语的人不一定会起反感，有时甚至会觉得怪好玩的，但是一般人都会觉得繁琐、别扭。
除此之外，还有“所以”“总而言之”“尤其是”“可是”“也是”“绝对”“必须”“不”“岂有此理”等口头语，上述口头语中不管哪一种均很强硬、刺耳，也容易引起对方的反感。一位销售业绩很好的经理对他的员工就这个问题专门强调过：
“我就曾经有过，‘追根究底地说一基本上来说’‘我还是想冒昧问您一下行不行’等口头语。比如有一次，我与某客户商谈得很愉快，快结束前我的老毛病又犯了，忍不住说：“追根究底地说您买还是不买呢？”那位客户原本笑着的脸一下变了，绷着个脸冷笑着说：“对不起，尽管我们谈得很好，但我的结论是NO。”这些口头语一是显得目的性太强，二是含有责备对方或大吹大擂的口气，因此很容易得罪对方，一旦得罪了对方，要消除对方的反感就需要很长的时间了。
像“是啊”“的确是那么回事”这种肯定对方意见的口头语是容易被对方所接受的，一般来说也不会引起麻烦，但像“可是”、“不”、“岂有此理”等否定性的口头语或像“总而言之”、“无论如何”之类吹毛求疵的口头语就很容易被对方误解。
如何纠正以上列举的说话毛病呢？
必须优雅地用词。
在沟通过程中除了要注意嗓音和语气，说话时的用词造句同样也会影响你的语言表达。说话时若能运用恰当的词汇，并将声音的魅力显现出来，自然会让人忽略嗓音不太好的缺陷，而想继续聆听。
优雅用词造句的要点包括：第一，说完整的词句。不要吞吞吐吐或欲言又止，否则会让人觉得不爽快，严重些还会让你沟通的对象对你的人格产生怀疑。第二，不说粗话。说粗话的情况并非仅存于中低劳动阶层，有许多学识深、地位高的“高级人士”也认为，当自己遇到稍微不顺心的事时，说一句“他×的”、“狗屎”并无伤大雅。其实不然，在公众场合说粗话是对个人的形象的很大伤害，更是一种听觉上的污染，给听者带来不快。第三，避免冗长无味或意思重复的言语，如：“你明白我的意思吗？”“你说好不好？”“你知道吗？”也不要采用流行语、口头禅作为开场白，如：“哇噻”。有些父母从孩子身上学到青少年所惯用的流行语，以为说了这些话就代表跟得上潮流，实则不然，毕竟年长者说着一口年轻人的流行语，既幼稚又有失身份。第四，不要用“嗯”、“喔”等鼻子发出的声音来表达个人意见的同意与否(别忘了鼻子是用来呼吸的，不是用来答话的)。这些音调虽非粗话，却是懒惰的表现，会令谈话者有不受重视的感觉。
但是使用优雅的词汇进行交流并不是鼓励使用那些极为拗口的书面语，甚或文言文，这样容易给人卖弄的感觉，也会给沟通造成障碍。还要注意不要在谈话中夹杂半生不熟的外语。
“插话”，等时机再说
会说话的人，在别人说话的时候，会很注意地倾听，然后适时地提出自己的意见；而
不会说话的人，在别人说话的时候，总是随时摆出一副跃跃欲试的样子，一有机会，马上插嘴。
在交谈中，每个人都有发言权。但许多人往往过分相信自己的理解能力和判断能力，常常不等别人把话说完就随意插话、打断对方，这样是有失礼貌的行为，不但会搅了别人的兴致，还会阻碍别人的思想，破坏别人的情绪，引起别人的反感。
老白在镇上盖了一套两层的楼房，当该房子的第二层刚封顶时，几个朋友在他家吃饭。席间，突然来了一位专门安装铝合金门窗的个体户，与老白一见面就递了张名片，并介绍了他做铝合金门窗的优势。老白说：“虽然我们以前不认识，但通过你刚才的一席话，得知你对铝合金门窗安装的经验丰富，假如我房子的门窗让你来安装，我相信你能安装，也相信你能做得很好。但是在你今天来之前，我们厂里一名下岗钳工已向我提起过，门窗安装之事已决定由他来做……”
老白的话还未说完，那个个体户便插话了：
“你是说那东跑西走的小杨吧他最近是给几家安装了门窗，但他那‘小米加步抢’式的做法怎能与我比”
哎呀！这话不说还好，一说便让老白顿时拿定了主意，接着说：
“不错，他尽管是手工作业，没有你那先进的设备，但他目前已下岗在家，资金不够丰厚，只能这样慢慢完善，出于同事之间的交情，我不能不让他做！”
就这样，那个个体户只得怏快离开了。
之后，老白对我们说：“那个个体户没听懂我的意思，把我的话给打断了。本来，我是暗示他，做铝合金门窗的人很多，不止他一个上门来请求安装。我已打听到了他做门窗多年，安装熟练，且很美观，但他的报价很高，我只是想杀杀他的价格，可他的一番话攻击了我同事小杨的人品，我宁愿找别人，也不要让他来安装我的门窗。”
这本来是一桩很不错的生意，最终却以失败告终，最主要的原因就是那个个体户过于急躁，不等人家把话说完，甚至还没有听懂别人的意思，就打断别人的话头，结果把眼看就要到手的生意给丢了。
如果一个人正讲得兴致勃勃，听众也正听得津津有味，而此时你却突然插嘴。在这种情况下，不但说话者对你没有好感，很可能其他人也不会对你有好感。在别人说话的时候，你应该耐心地聆听他人的话，注意不要插话搅了对方的兴致，这时，点头示意比贸然插嘴要好得多。
插话，就像是一把“钩子”，不到万不得已时，最好不要用它。约翰洛克指出：“打断别人说话是最无礼的行为。”所以，在别人说话的时候，你最好不要用不相关的话题打断别人的谈话；不要用无意义的评论扰乱别人的谈话；不要抢着替别人说话；不要急于帮助别人讲完故事；不要打断他人的话去争论一些毫不重要的细节。
在听别人说话时，假如你真的有没听懂的地方，或者听漏了一两句，也千万别在对方说话中途突然提出问题，而应该等他把话说完，再提出：“很抱歉，刚才中间有一两句你说的是……吗”如果你在对方谈话中间打断别人：“等等，你刚才这句话能不能再重复一遍”这样，对方就会产生一种受到命令或指示的感觉。
听人说话，务必有始有终。但能做到这一点的人却不多。有些人往往因为疑惑对方所讲的内容，便脱口而出：“这话不太好吧！”或因为不满意对方的意见而提出自己的见解，甚至当对方有些停顿时就抢着说：“你要说的是不是这样……”由于你的插话，很可能打断对方的思路，使对方忘记真正要讲的话。
总而言之，请你记住一点：不要随意插话。除非说话的人讲话的时候拖得过长，他的话不再吸引人，甚至令人昏昏欲睡，已经引起大家的厌烦，这时，你打断他倒是做了一件好事。
虽然在别人讲话时，插话是十分不礼貌的，但如果有必要表明你的意见，非要打断讲话，那么你就必须十分注意自己的插话技巧。
如果你不同意对方的看法，一般也不要打断他的谈话。但如果你们比较熟悉，或者问题特别重要，也可以先表示一下态度，待对方说完后再作详细阐述。
交谈过程中，如果你想补充另一方的谈话，或者联想到与谈话有关的情况，想即刻作点说明，这时，可以对讲话者说：“请允许我补充一点”，或者说：“我插一句。”然后，说出自己的意见。这样的插话不宜过多，以免扰乱对方的思想。
当你要找交谈者中的某一人处理事情时，可以先给他一些小动作的暗示，他一般会找机会和你讲话。你也可先向他们打个招呼：“很对不起，打断你们一下。”当他们停止交谈时，即用尽可能简洁的语言说明来意，一旦事情处理完毕，立即离开现场。
如果你想加入他们的谈话，则可以找个适当的机会，礼貌地说：“对不起，我可以加入你们的谈话吗”或者，大方客气地打招呼，叫你的同事互相介绍一下，就能很快打破生疏的感觉。
总之，在与别人交谈的时候，不要随意插话，但如果不得不发表自己的看法，也一定要注意插话的时机，这样才能始终保持交谈的顺畅与和谐。