提高效率而非延长工时
我们强调的效率是掌握良好的工作方法，而不是延长工作时间。有些人非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，但所有的时间管理专家都不鼓励你为完成工作任务而延长工作时间，因为那样只会把工作的战线越拖越长，提高时间利用率、提高工作效率才是正确的解决之道。
【职场秀】
整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫丽莎的新职员身上的事情，就会明白这一点。
丽莎刚接手新工作，工作起来感到特别吃力。她来到人力资源部主管心理咨询的经理办公室咨询。
“上司交代我起草一份销售计划书，我决定到网上找一份标准的销售计划书样本。可是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”
“用去了一天时间？”经理皮克惊讶地大声问道。但另一方面，他也好像明白丽莎的问题究竟出在什么地方了。
“你知道，经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”。
“什么？你用了40分钟回复邮件？”皮克不禁又一次惊讶地叫了起来。“我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等丽莎回答，皮克就接着说道，“我建议你把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。一般我们早上的时候精力都比较充沛，而到了下午4点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件、整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”
从丽莎的工作方法中，我们可以看出，效果和时间并不一定成正比，关键是看你如何把时间分配在你的大小事务上。拥有完美落实力的人会把更多的精力放在如何提高落实的效率而非延长工时上。
【落实力法则】
芝加哥西北铁路公司的董事威廉士说：“一个桌上堆满很多种文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的文件，就会发现他的工作更容易，也更实在，我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
那么你该怎样来整理你的办公桌，让自己高效起来呢？
（1）把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里。这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的，你一次只能做好一项工作，你必须把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。
（2）不要因为受到干扰或者疲倦就放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情，除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。
（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们随手摊在办公桌上。
此外，为保持你的办公桌整洁，一个十分必要的做法就是让每样东西都各定其位，千万不要肆意乱放。在任何时候都应如此。
一次只做一件事
落实力强的员工都有一个特点，那就是：一次只做一件事。因为，当你专注于自己的工作的时候，你才能够集中自己的精力在最有效的工作上，你才能够及时发现工作中的疏漏和不足，你的智慧和能力才能够发挥最大的功效，你的工作才能够创造出最大的价值，你才能够将上司交给你的任务完成好。
【职场秀】
当年法国的大文豪莫泊桑刚开始学写小说的时候，他的老师对他讲，你不要跟我学什么技巧，你到大街上去坐着，然后你看着驾驶马车的车夫，专注盯住一位。如果你能把这个马车夫描述得和其他马车夫不一样的话，那么你的写作就过关了。
电视上曾经播放过一个节目，有一个很有名的说书人，当有人问他，为什么他的眼睛特别明亮？他回答说：每天晚上在黑夜中点一炷香，然后每天盯着那炷香看半小时，几年下来眼睛自然就有神了。
莫泊桑成为一代文豪、说书人的眼睛特别明亮，这些奇迹在我们常人看来非常了不起。可创造这些奇迹的原因却非常简单，即：进入状态，一次只做一件事。
年轻的李彦宏，是全球最大的中文搜索引擎“百度”（baidu）的创始人和当家人。他成功的主要原因就是只专注于一个目标。互联网正好步入所谓的泡沫时代，有人劝他做将英语语言网页翻译成中文网页的事。他说“但我十几年来一直关注的都是搜索引擎这个市场”。之后短信救了很多网站，游戏又让很多网站发了财，但他只专注搜索这一件事情。
“外界很多人觉得我的事业很Boring（烦闷），你们媒体也一直喜欢问我下一步会有什么新东西。我很无奈，因为我觉得搜索这个市场潜力很大，足够我们费相当长的时间去开拓，我不会考虑其他的东西，”李彦宏说。
在传媒界流行着这样一句话：“一个人围着一件事转，最后全世界可能都围着你转；一个人围着全世界转，最后全世界可能都会抛弃你。”
许多在工作无法将上司交付的任务完成的人，就是因为“想法”过多，导致自己无法将精力集中在重要的事情上，如果他们的努力能集中在一个方向上，就足以使他们获得巨大的成功。
【落实力法则】
一次只做一件事，工作起来会更容易。所以你应当把精力集中在一件事，随时工作、随时学习。你集中的精力越多，工作起来也就愈觉得容易。
1.不可一心二用
在大多数情况下，一个人的注意力只能集中在一件事情上面，如果有人一定要同时思考或者是关注几件事情的话，他最终很可能得不到任何真正准确的结果。
2.时刻保持精力集中
心理学家们发现，如果一个人能够在工作过程当中保持精力高度集中，他的心理能量就能够更加集中地投入到正在进行的思维活动当中，从而使思维在特定的问题上处于最佳激活状态，最终使人脑能够高效地进行信息加工和问题解决。
给事情排序
一个人在落实责任的过程中常常会被各种琐事、杂事所纠缠，有不少人由于没有掌握高效能的工作方法，而被这些事情弄得筋疲力尽，心烦意乱，总不能静下心来做该做的事。所以，要想使工作高效地进行，就要先编排好事情的优先次序。
【职场秀】
有一位杰出的时间管理专家做了这么一个试验：
这位专家拿出了一个1加仑的广口瓶放在桌上。随后，他取出一堆拳头大小的石块，把它们一块块地放进瓶子里，直到石块高出瓶口再也放不下为止。
他问：“瓶子满了吗？”
所有的学生应道：“满了。”
他反问：“真的？”说着他从桌下取出一桶砾石，倒了一些进去，并敲击玻璃壁使砾石填满石块间的间隙。
“现在瓶子满了吗？”
这一次学生有些明白了，“可能还没有。”一位学生低声应道。
“很好！”
他伸手从桌下又拿出一桶沙子，把它慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块的所有间隙。他又一次问学生：“瓶子满了吗？”
“没满！”学生们大声说。
然后专家拿过一壶水倒进玻璃瓶，直到水面与瓶口齐平。他望着学生，“这个例子说明了什么？”
一个学生举手发言：“它告诉我们：无论你的时间表多么紧凑，如果你再加把劲，你还可以干更多的事！”
“不，那还不是它真正的寓意所在。”专家说，“这个例子告诉我们，如果你不先把大石块放进瓶子里，那么你就再也无法把它们放进去了。”
“大石块”是一个形象逼真的比喻，它就像我们工作中遇到的事情一样，在这些事情中有的非常重要，有的却可做可不做。如果我们分不清事情的轻重缓急，把精力分散在微不足道的事情上，那么重要的责任就很难落实好。
【落实力法则】
学会处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。这有一种被称作“第二象限组织法”的方法可以供你参考。请看图4-3。
图4-3
第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀，等等。
第二象限是重要但不紧急的事。比如，包括长期的规划、问题的发现与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议，等等。
第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。
第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第四象限徘徊。
现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和第三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。
要学会把时间花在第二象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限，变得紧急。
提高时间的含金量
时间就是金钱，时间就是效益。节省时间就是为企业创造效益。员工若想高效率地将自己的责任落实好，就需要提高时间利用率，提升工作价值，提高时间的含金量。
【职场秀】
汉夫特是加拿大渥太华一家宾馆的主人，他以“懒惰”著称，凡是能交给手下干的事，他绝不亲自去做。宾馆业务虽然繁忙，他却整天悠闲自在。有一年圣诞节，他让宾馆全体员工分别评选出10名最勤快和10名最懒惰的员工。汉夫特叫人把这10名最懒惰的员工叫到他的办公室。这些员工忐忑不安，以为老板要炒他们鱿鱼，但令他们感到意外的是，一进门，汉夫特就说：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”
10名员工面面相觑。看到大伙这样，汉夫特微笑着解释道：“根据我的观察，你们的‘懒’突出表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，因而在别人眼里你们每天大部分时间都闲着，无所事事。但依我看，最优秀的员工无一例外都是‘懒汉’——‘懒’得连一个多余的动作都不想去做。而勤快员工的‘勤’，大多表现在整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在于往来多少趟、花多少时间，如此，工作能有效率吗？”
时间就是效率，提升时间利用率就等于为公司节省成本、增加效益。因此，在工作中，我们不仅要勤干，更要巧干，通过勤干加巧干，不断提升时间的含金量，为公司创造出更多的效益。
【落实力法则】
盲目蛮干只能使你筋疲力尽、无所作为。一个人的时间、金钱和精力都是有限的，如果不能充分地加以利用，那将是一个巨大的损失。而一个落实力强的人之所以能够做到事半功倍，是因为他们总是为自己做好了计划，并且能够充分而且有效地利用时间。
1．明确工作的主次
提高时间的含金量，首先要明确工作的主次。没有工作计划是浪费时间的首要原因。不要把时间浪费在毫无意义的事情上，要让时间服务于绩效。
2．预算你的时间
有一句话说得好：成功的关键在于预算你的时间和资源。许多成功人士之所以能够成功就在于很好地利用了工作时间(人生的1/3时间)，甚至经常把另外2/3的时间也利用起来。人生就是利用个人的时间和资源来谋求成功。
3．不必每件事都去做
经常有人抱怨说：“忙活了一天，到了晚上，觉得好像什么也没干。”
“总觉得时间不够用，恨不得把自己分成两个人。”
“工作总是完不成，做梦都是做工作，我现在失眠，没法放松。”
这样的话似乎每天都能听到，我们不难发现，他们当中许多人的时间安排是杂乱无序的，完全不知道什么时候该做什么，什么时候不该做什么，做事眉毛胡子一把抓，结果什么也没做好。其实只要放弃做一些事情，情况就能大为改观。
【落实力自测】
1.你是一个善于利用时间的人吗？
2.模仿文中案例，对自己做一个价值分析，看一看自己是不是一个工作效率比较高的员工。
3.工作中，你有没有好的管理时间的经验与其他同事分享？
4.你经常会有下列的一些行为吗？
（1）8点半上班，你8点31分点到；
（2）5点半下班，你5点28分就走；
（3）经常为自己的迟到（或早退）寻找“自以为是”的理由。
……
如果有，你觉得自己以后应该怎么做？